Hoje vamos conversar um pouco sobre o checklist e como ele afeta o controle da sua empresa!
Antes de mais nada o que seria um checklist?
Primeiramente, vamos definir um checklist, que é uma lista de perguntas e respostas com alguma finalidade específica, por exemplo, conferir o processo de limpeza de um ambiente em uma indústria alimentícia. Cada pergunta terá uma faixa de respostas que serão consideradas dentro dos parâmetros, mas o que realmente interessa e a gestão daquelas que estão fora dos parâmetros.
Como saber se preciso de um checklist?
Sua empresa utiliza preenchimento de checklist no papel para depois digital em planilhas ou em algum software? Você identifica alguns dos problemas abaixo como recorrente?
- Dificuldade entender o foi escrito no preenchimento
- Muitos erros preenchimentos
- Dados perdidos devido ao papel rasurado ou perdido
- Demora para digitalizar as informações
- Dificuldades na gestão devido atraso na informação (tempo digitalização)
- Falta de histórico para análise (muitas planilhas)
- Baixa produtividade
- Falta de espaço para armazenar documentos físicos gerados
- Dificuldades atender normas legais
- Uso de checklist desatualizados após atualização no processo.
Então, o que fazer?
Caso tenha identificado alguns desses problemas está passando da hora para avaliar a implantação de um sistema de checklist em sua empresa. Dessa forma, imagine um novo cenário com os apontamentos executados usando smartphones, tablets ou coletor de dados com uma plataforma Android todo integrado com seu ERP e com acompanhamento em tempo real os resultados. Isso traria resultado?
Assim, além de minimizar os problemas citados acima você terá outras vantagens:
- Padronização do preenchimento
- Minimização dos erros
- Mobilidade
- Automatização integração com outros sistemas (ERP)
- Eficiência
- Redução de custo
- Ganho de produtividade
- Potencializar o desempenho da empresa
- Alterar checklist automaticamente atualizado para equipe.
Claro que a implantação de um novo sistema terá um custo e provavelmente esse será um dos maiores fatores para definir a aquisição ou não do sistema. Melhoria de processos, mas com um grande aumento de custo dificilmente será justificável.
Quais são os ganhos práticos de utilizar um checklist?
Algum tempo atrás fiz uma avaliação em um cliente analisando apenas os custos operacionais sem mensurar os ganhos no processo. Chegamos no número abaixo:
- 2 folhas por checklist
- 20 checklist por dia
- 880 folha por mês
- 560 folhas por ano
- 20 resmas
- 4 minutos de digitalização de cada checklist
- 356 horas com digitalização ano
Hoje (16/04/2020) a resma de papel tem um preço médio de R$20,00 e vamos custear o valor hora em R$10,00 com isso teríamos um cálculo de custo estilo “conta de padeiro” no valor de R$ 3960,00 no ano, ou seja, uma redução de custo de R$330,00 por mês.
Se encontrar uma opção de sistema que mensalmente tenha um custo próximo a esse valor ficaria pendente apenas a avaliação do equipamento para coletar os dados, normalmente um celular ou tablet que não teria um custo elevado podendo inclusive ser parcelado ou reaproveitar equipamentos usados por outras áreas e disponíveis no momento.
Mas cuidado com o uso do checklist pois ele tem contra indicação, evite ou use com moderação em equipes que envolve criatividade para não transformá-la em processo, e cuidado com o uso em excesso pois é um processo repetitivo que poderá levar a monotonia e reduzir a motivação da equipe.
Por fim, leve a transformação digital para sua empresa e inicie uma nova etapa em seu negócio, qualquer dúvida ou necessidade fale.com@sensustec.com.br.
AUTOR
Guaraci B. Marchioro, sócio e co-fundador da empresa Sensus Tecnologia, formado em Matemática Industrial com mestrado em Métodos Numéricos e Engenharia ambos pela UFPR, pós graduado em Engenharia de Produção pela Unisociesc. Mais de quinze anos atuando com desenvolvimento, implantação e consultoria em ERP.
