Automatize a entrega de EPIs para o eSocial

Automatize a entrega de EPIs para o eSocial

 

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo decreto nº 8373 de dezembro/2014. Assim, desde 2015 é obrigatório seu uso por certos empregadores para aumentar a segurança de profissionais e facilitar a vida do empregador. Com intuito de unificar a entrega de dados relativos ao empregado, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, cadastros e o controle de EPIs.

O que a NR6 fala sobre EPI?

A NR6 diz sobre EPI como todo equipamento individual usado pelo operário, proposto à proteção de riscos visíveis de ameaçar a segurança e saúde no trabalho.

No item 6.3, há obrigação em fornecer gratuitamente aos empregados o EPI devido ao risco e em perfeito estado de conservação e desempenho, em tais condições:

“a) sempre que as medidas de ordem geral não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes do trabalho ou de doenças profissionais e do trabalho;

b) enquanto as medidas de proteção coletiva estiverem sendo implantadas;

e c) para atender a situações de emergência.”

Para gerir este fornecimento de EPIs várias regras legais estão envolvidas, o que deixa o processo mais difícil e propenso ao erro. Ainda, a fiscalização para o cumprimento de empresas quanto legislação de EPIs é feita por fiscais do trabalho que vão até a companhia, mas com eSocial, os dados são digitalizados em um só lugar e possíveis falhas são facilmente reveladas por sistema inteligente, dando mais fiscalização na gestão de EPI e mais segurança para o trabalhador.

A ficha de entrega é muito importante na administração da empresa por provar a entrega correta de EPIs, sendo sistema antifraude em falsa acusação na Justiça e razão ao empregado em acidente.

A gestão automatizada e o eSocial

Na gestão de EPI automatizada, o preenchimento do eSocial se torna fácil e seguro e assim, o contratado assinando o documento de entrega, pode consultar no futuro caso precise, conferindo se teve falha no sistema ou deslize de alguém. Mas com mudanças na prática do eSocial, essa ficha precisa ser arquivada diferente por empresas.

Desde julho de 2019, até como Simples Nacional, empresas devem usar o eSocial para submeter e arquivar fichas de entrega e outros dados, tendo mudança relevante com esse sistema, pois as fichas são contidas virtualmente e inclusas no sistema do governo, com acessos quando necessitar, sendo importante ter cópias eletrônicas dos arquivos, evitando aflições se a fiscalização solicitar, tendo acesso frequente aos dados.

Com vários recursos para auxiliar empresas a evitar acidentes de trabalho, é relevante escolher algo que alie software de gestão ao controle e revisão de EPIs. Automatizando isso, facilita mais o processo por integrar dados coletados com apoio de aparelhos móveis e ganha rapidez e praticidade com maior aptidão de gestão, pois tudo está tornando-se digital e muito pouca coisa em papel.

Com automatização apta a NR6, ganha-se no arquivar documentos digitais por não perder dados em papel e evita ações trabalhistas por falta de registros, ganhando em tempo e produção com entrega planejada, maior volume de entregas no dia e conta com biometria. Automatizado, não precisa sair de onde está, almoxarife vê entregas a serem feitas e baixa de estoque e devoluções anteriores registradas gerando data, hora e termo de entrega com assinatura eletrônica do empregado no sistema.

Com menos papel e retrabalho, há controle sistêmico que evita erros e diminui ações trabalhistas sofridas por falta de registros ou perda de papéis com assinatura, pois arquivar os dados de entrega é eletrônico e adequado a NR6.

Lembrando que não há prazo correto para arquivar esses documentos, pois o empregado pode solicitá-lo 20 ou 30 anos após sair da empresa, para comprovar insalubridade no trabalho ou para outras situações que influenciem no cálculo da aposentadoria, o que sempre ofereceu gestão complexa para empresas.

 

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Quais as vantagens em utilizar biometria na entrega de EPIs?

Um dos principais desafios de fato é controlar e documentar entrega de EPI ao pessoal, sendo comum extraviar fichas de entrega e ter processos trabalhistas ou maior fiscalização.

É certo que há um gasto maior, sobretudo se há indenização por acidente de trabalho e se imaginar apenas a aplicação de multa pelo fiscal, estaria se falando de muito dinheiro, podendo variar e ainda aumentar se outros itens da NR-6 forem desobedecidos ou houver reincidência.

Uma forma de se proteger é adotar a tecnologia da biometria na entrega de EPI, mas como de fato funciona? Existe embasamento legal para uso? Por que cogitá-la na entrega de EPI?

É o que iremos abordar, avaliando o custo de extraviar fichas ou não registrar entrega de EPI. A biometria ajuda a eliminar papel evitando umidade, fogo, mofo, roubo e outros motivos além de gerenciar entrega em lugares diversos, evitando multa por extravio sendo um bom motivo para continuar a leitura e aprender mais sobre tal e como pode ajudar a resolver tais problemas. 

Por que adotar a biometria na entrega de EPIs?

Com amplo uso para resolver problemas de muitas áreas, não é diferente na Saúde e Segurança do Trabalho. Por ser de grande importância, a ficha de entrega de EPI pode gerar altas multas por falsificação ou não registro, carecendo de meio seguro para comprovar que houve assinatura e permitindo futura verificação de identidade.

Adotando biometria na entrega de EPIs, gera clareza no registro, pois pessoas de classes sociais distintas e sem acesso à tecnologia conseguem usá-la. Outro fato é a facilidade para quem controla entrega, podendo entregar vários EPIs com apenas uma captura biométrica, poupando tempo.

Na percepção de que cada ser é único, com comportamentos e aspectos físicos distintos por uso da impressão digital é talvez a mais usada no mundo, por ser rápido e confiável na identificação, além da viabilidade econômica. Esse método captura a digital e extrai pontos típicos, criando sequência de bits para retenção e futura identificação. Essa tecnologia tem grande aceitação e alguns processos de SST já usa essa tecnologia para identificação sem que tenha problemas jurídicos, tudo isso reforça mais a legalidade.

Não há evidência visível tratando do uso específico de sistemas eletrônicos e sim pistas na legislação.

Há previsão junto NR-6 sobre sistemas eletrônicos para registrar a entrega de EPI e tem-se usado o mesmo por dar segurança para todos. Ainda, há Nota Técnica de retorno ao CONCEBRA: “uma vez que o sistema de gestão de entrega de EPI com uso de identificação biométrica vascular permita o controle e registro de dados, com possibilidade de extração de relatórios para eventual fiscalização, não há impedimento na adoção desse sistema informatizado pelas empresas”.

E dentre revisões de NRs de Segurança e Medicina do Trabalho, emitiu-se NR-1 alterada pela portaria Nº915 reforçando viabilidade de usar arquivos digitais, além da portaria publicada em 2019 que diz sobre assinatura e guarda eletrônica de registros ligados à SST, clara evolução para aceitar arquivos digitais.

Assim, como há tempo se usa a biometria na entrega de EPI e com avanços para contemplar documentos digitais, leva-se a crer que sua aceitação legal só crescerá pois há cada vez menos o uso de papel e o SST evolui ao digital.

O uso do leitor biométrico para registrar entrega de EPI ao pessoal dispõe de ganhos com economia em impressão, ordem ao arquivar documentos e rapidez na recuperação, evitando multas por extravio ou avaria de fichas, melhora no fluxo de entrega e no controle e gestão de trocas.

É normal extraviar papéis assinados manualmente e via sistema não ocorre e em reclamatória trabalhista que alega não ter assinado ficha de entrega de EPI ou ter assinado depois, pode-se apurar facilmente se foi de fato assinado ou não e quando ocorreu. Também há fácil validação e checagem da assinatura biométrica, diferente da inspeção de assinatura manuscrita que precisa de perícia grafotécnica.

 A tendência é ter cada vez menos papeis e mais registros assinados de forma eletrônica por certificado digital ou biometria e o próprio eSocial reforça isso, com dados a serem enviados ao governo em arquivos assinados digitalmente, com toda segurança e amparo legal.

Dê um basta em pilhas de papéis ocupando espaço e com risco de se perderem, sendo muitos anos de retenção!

Já pensou no risco que está correndo extraviar papéis? Implante o uso da biometria na entrega de EPIs da sua empresa, podendo entregar muitos EPIs no mesmo momento, agilizando o processo. Realize uma gestão de verdade, evitando multas por extravios de documentos.

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Por que devo automatizar a gestão de EPIs?

Quando há risco no ambiente, a Segurança do Trabalho aplica medidas para que esse risco seja contido ou extinto. Inicia-se adotando proteção geral com itens de proteção coletivo aptos para cada local e se ainda existir riscos para equipe, coloca-se EPIs próprios.

Você já deve saber da importância desses itens, mas e dos sistemas de entrega para tal? Segurança é caso sério e há legislação exclusiva para EPIs. Disponibilizá-los e ter controle dos mesmos é essencial para garantir saúde e bem estar de funcionários.

Pela NR6, EPI é todo aparelho de uso individual do empregado para protegê-lo de riscos expostos em ameaçar saúde e segurança, devendo ter Certificado de Aprovação para serem vendidos ou usados. É dever do empregador fornecer EPIs e ter meios que otimizem a gestão de itens de proteção em prol da segurança de empregados, devendo ter cooperação do grupo para segurança de todos.

Já vimos casos de processos trabalhistas que poderiam ter sido evitados se o controle de EPI fosse mais eficaz.

Quais os benefícios de automatizar a gestão de EPI?

O controle feito em papel e planilhas pode ser eficiente, mas deixou de ser boa opção por não ter a mesma segurança e agilidade da automatização que conta com suporte para problemas. Além do empregado ser identificado por biometria e não precisar sair do posto de trabalho, ao automatizar a gestão de EPIs, você conta com muitos benefícios, como: 

• Almoxarife enxerga entregas a serem feitas nos próximos dias.
• Entrega gera data, hora e termo de entrega com assinatura eletrônica.
• Movimentos de baixa de estoque e devoluções anteriores registradas tendo menos retrabalho e controle sistêmico evitando erros.
• Entrega de EPIs via Android on-line e off-line pois sem internet, armazena dados para carregar ao ERP onde tenha comunicação, tudo automatizado.
• Realiza movimentos cruciais no HCM que estará ao dispor no eSocial.
• Faz automaticamente movimento no estoque ajudando o almoxarife.

Assim, recebe dados de entregas traçadas, gerando entregas avulsas além de arquivar e consultar Termo de Entrega em PDF quando precisar, o que facilita consultas futuras, tendo gerência completa da integração com ERP e ajuda lembrar de entregas a serem feitas por validade do EPI.

Eliminando processos manuais, elimina também descuido e falhas, permitindo integração de trabalho entre setores, com gestão facilitada e eficiente reduzindo custos, com padronização e flexibilidade em entregas, segurança e rastreabilidade de dados conforme NR6.

Ao automatizar, dispõe-se de certas vantagens que só esse sistema garante pois com gestão eficaz, ganha em tempo e dinheiro, já que pode controlar melhor a entrega de EPI e os dados ficam indicados digitalmente. Assim, evita-se perdas e fica mais seguro judicialmente, por menos falhas e fácil comprovação de estar dentro das normas.

A empresa ativa na integridade do pessoal, registra entregas e garante uso com controle efetivo, sem temer o que pode afetá-la e garante que está cumprindo seu papel diante leis, comprovando a proteção de empregados.

Use a tecnologia ao seu favor!

Com a tecnologia auxiliando, poder integrar o módulo de gestão de EPIs ao ERP é um ponto positivo por facilitar o negócio com dados na palma da mão, tendo mais autonomia e firmeza, atestando integridade física e controle no uso de EPIs. Quanto mais hábil a gestão, menos acidentes ocorrem e reduz custos quanto uso indevido de EPI, permitindo ter dados reais de entregas e tendo mais autonomia e agilidade em ações mais sérias para casos quanto saúde e segurança do trabalho.

Com legislação exclusiva para cada equipamento e podendo usar biometria no controle de EPIs, é eficaz para garantir saúde e bem-estar de todos, atestando integridade física/mental não importando item usado e qual seguimento. Impossível errar no processo, entregando EPI certo para pessoa e momento certo sendo dever da empresa ceder o básico, tendo meios que otimizem a gestão e todos ajudando na segurança e agindo em prol do menor risco a acidentes.

Com sistema automatizado, o registro de gestão é online e retira relatórios tanto do estoque quanto da ficha do empregado, permitindo analisar a eficiência do EPI como qual está perto de vencer e qual precisa repor unindo a ações da gestão, tornando viável e reduzindo custos, melhorando resultados. Há também segurança do empregado X equipamento, ficando tranquilo que fez sua parte sem erros além de preencher facilmente o eSocial, estando sempre conforme legislação.

Além de garantir manutenção periódica dos itens e com bom controle do estoque, garante segurança de todos e conservação dos aparelhos, para usá-los mais tempo. Sobre descartáveis, é preciso orientar dos cuidados básicos, desde limpeza até descarte.

 

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Vantagens em ter uma pequena empresa como parceira de evolução dos processos

Todos ganham quando adquire-se algo de empresas menores. Você por ter o produto em menor tempo e ganha o pequeno negócio, responsável por mais da metade dos empregos formais e a maior taxa de empreendimento no Brasil, com atuação direta no movimento e beneficiação da economia nacional.

Ter parceria com pequenas empresas desperta a evolução da própria comunidade e fortalece a economia do país, pois pequenas empresas servem de combustível para tal e adquirindo os produtos delas, coopera para expandi-las, aumentando as chances de expansão dos negócios e demanda de mão de obra. Quanto mais demanda, mais oportunidade de crescimento, motivando-os a investirem ainda mais na qualidade dos produtos oferecidos aos clientes.

Quando falamos em sistemas, as pequenas empresas trazem consigo o DNA especialista e proporcionam ao cliente experiencias com grande relevância para seu negócio. Normalmente possuem flexibilidade para alterações do seu produto ou serviço tornando única a entrega ao cliente.  

Outra grande vantagem é a comunicação entre colaboradores. A pequena empresa tem no cotidiano a fluência verbal entre pessoas, fazendo com que a equipe se conheça, facilitando interação. Por ter essa aproximação, outro ponto positivo é o suporte com mais união e um único responsável para tal trazendo agilidade na solução dos problemas. Diferente de grandes players, o pessoal das pequenas empresas conseguem acompanhar várias partes do processo e construir uma visão geral.

Atualmente o sucesso no negócio prioriza a proximidade com o consumidor, que tem sido outro ponto de grande relevância e fator decisor das contratações. Há também o conhecimento prévio das dores do cliente, não só por evitar recorrência de problemas, mas por contar com quem conhece melhor os detalhes de cada um. A comunicação frequente fortalece a relação mais pessoal e a estrutura mais enxuta permite este contato mais próximo. Trata-se mais rápido de eventuais queixas e em nível mais pessoal, criando relações de longo prazo mais fáceis e rentáveis.

Outro ponto a ser citado é a garantia de qualidade e preço justo. Além da pequena empresa ter vantagem na agilidade, pois se o mercado exige mudança, a mesma será feita muito mais rápido. E por fim, o mercado especializado vem ganhando espaço e atraindo cada vez mais clientes que exigem atenção em processos, atendimento e qualidade na entrega dos serviços. 

Saiba mais sobre o Bloco K!

Em suma, Bloco K é o Livro de Registro de Controle de Produção e Estoque Digital, que compõe o EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI), parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), enviando dados mensais à órgãos competentes como indica na legislação sobre produção, gastos com insumo e registro de estoque escriturado de atacadistas, indústrias e afins. Com forte supervisão, impõe as empresas a terem um controle mais rígido e sem muitas variações, às quais podem ser apontadas e criticadas pelo governo.

Com isso, já estão enquadradas na obrigatoriedade de entregar os registros K200 e K280 do bloco K: Empresas de bebidas e cigarro (desde dezembro/2016); Empresas com faturamento maior a R$300.000.000,00 classificadas nos CNAE’s 10 a 32 (desde janeiro/2017); Empresas com faturamento maior a R$78.000.000,00 classificadas nos CNAE’s 10 a 32 (desde janeiro/2018) e desde janeiro de 2019: empresas com faturamento menor que R$78.000.000,00 classificadas nos CNAE’s 10 a 32, atacadistas nos CNAE’s 46.2 a 46.9 e empresas equiparadas a industrial.

Além dessas citadas, a partir de janeiro/2022, também estarão obrigadas a entregar os registros completos do Bloco K:

• Negócios industriais classificados na divisão 23, grupos 294 e 295 da CNAE;
• Empresas com faturamento acima de R$300.000.000,00, classificadas nos CNAE’s 10- Fabricação produtos alimentícios; 13- Fabricação produtos têxteis; 14- Confecção artigos do vestuário e acessórios; 15- Preparação de couros e fabricação artefatos de couro, artigo para viagem e calçados; 16- Fabricação produtos de madeira; 17- Fabricação celulose, papel e produtos de papel; 18- Impressão e reprodução de gravações; 19- Fabricação coque, produtos derivados do petróleo e biocombustíveis; 20- Fabricação produtos químicos; 21- Fabricação produtos farmacoquímicos e farmacêuticos; 22- Fabricação produtos de borracha e material plástico; 24- Metalurgia; 25- Fabricação produtos de metal, exceto máquinas e equipamentos; 26- Fabricação equipamentos de informática, produtos eletrônicos e ópticos; 28- Fabricação máquinas e equipamentos; 31- Fabricação de móveis e 32- Fabricação de produtos diversos .

Nele estão agrupados dados obrigatórios de 4 grupos (Produção, Estoque, Compras e Faturamento) que geram dados como produto acabado, saldo estoque, perda de processo, produção da empresa, insumos consumidos e substituídos, itens produzidos e quantia de itens consumidos por terceiros, movimentos internos de estoque que não estão diretamente relacionados à produção, reprocessamento/ reparos de produtos, lista de materiais, entre outros. Para manter organização no envio dos dados, foi disponibilizado layouts com níveis de informações a serem fornecidas, conforme seguintes quadros:

Quadro 01 – Visão geral dos registros

Quadro 02 – Visão dos registros por nível

Contribuintes com mais de um período de apuração no mês declaram um registro K100 e os demais, aninhados para cada período no mesmo arquivo.

Desse modo, reunimos principais dúvidas dos clientes sobre Bloco K, em especial sobre registro K220:

O que é movimentação interna no K220? Quais exemplos?

É o movimento não indicado no K230 e K235. Um exemplo é classificar item em um código, apontando quantia produzida e quando destinado ao cliente gera outro código, sendo crucial controle do estoque por cliente, gerando registro K220 com saída no estoque item 1 e entrada item 2. Outro exemplo é reclassificar produto por controle de qualidade: indicando quantia produzida do item e controle de qualidade recusando, terá código de não conforme, saindo do estoque item 3 e entrando no estoque item 4 para ser usado no processo produtivo ou ser vendido como produto com defeito/subproduto.

Movimento interno apontado no K220 pode suceder em novo item?

Sim, como na reclassificação do produto em outro por controle de qualidade.

Devo indicar todo movimento de estoque no bloco K?

Deve-se mostrar quantia produzida e usada na entidade informante, quantia produzida e consumida em terceiros e outras moções internas entre mercadoria. Outros movimentos são indicados por documentos fiscais (Bloco C).

Perda de produto/insumo por obsolescência ou por extravio dentro da produção e de produto acabado por sinistro deve-se lançar no K220?

Não, registra-se por documento fiscal (bloco C).

Movimentos não vindos do processo produtivo, como cálculo cíclico de inventário e consumo de item consumível é indicado neste registro? 

Não, O K220 se remete a passar dados sobre moção interna entre itens, onde sai do estoque de origem e entra no estoque de destino, como moções nativas de reclassificação do código em outro código ou do item segundo controle de qualidade. Ajuste de estoque ou consumo interno não são movimentos internos entre itens, por isso não deve ser indicado no K220.

Dentro do ERP Totvs Datasul, é possível rodar um programa que identificará divergências entre registros da empresa e o que o governo espera. Abaixo temos um esquema de entregas e tabelas do Totvs Datasul para facilitar as correções:

Entendendo e interpretando os dados fornecidos neste programa, é possível uma entrega muito mais tranquila por parte da empresa. Com a execução do programa LF0203, são criadas tabelas que recebem dados do ERP referentes a cada registro do Bloco K e a partir dessa execução, as mesmas serão preenchidas para validação e envio ao governo.

Tem dúvidas de como conduzir o projeto de Bloco K referente ao Totvs/ Datasul em sua empresa? Nós temos uma equipe especialista para te ajudar.

Como superar desafios da equipe de controle de manutenção de maneira eficiente e obter informações reais na palma da sua mão.

Você que está à frente da Manutenção, já foi questionado sobre os serviços que estão sendo executados pela sua equipe?

Por que o equipamento está parado a tanto tempo? No que foi utilizado um valor tão alto de peças? Já precisou sair correndo atrás do controlador do PCM ou algum técnico para saber o que estava acontecendo? Ouviu diversas reclamações da equipe de Produção, por que a máquina está ficando parada ao invés de produzir? E como se tudo isso não bastasse, quando buscou as informações no sistema, não encontrou nada do que precisava ou até encontrou, mas não tinham os detalhes?

Muito se controla a área de produção e a gestão de estoques, mas pouco se controla a área de manutenção, que normalmente lembra-se quando algum problema grande acontece.

Essa é a realidade de 90% dos gestores de manutenção e neste sentido, vamos te mostrar algumas maneiras de melhorar o controle, com pouco investimento e com alto retorno produtivo.

Desafios da equipe de controle de manutenção?

As dificuldades abaixo são frequentes em sua equipe de manutenção?

• Equipe de produção reclama do equipamento mais em manutenção do que em operação.
• Equipe PCM fica mais tempo imprimindo ordens de manutenção do que executando a função de planejamento.
• Quantas ligações são atendidas para criar ordem e requisição de manutenção?
• Pessoas dedicadas a replicar informações da equipe de manutenção para o sistema.
• O sistema em uso é complexo para receber as informações.
• Quanto tempo de delay para que o sistema reflita o que foi feito neste dia.
• Distorção dos indicadores e precisa ser calculado manualmente através de planilhas.

A rotina de manutenção é sempre intensa e muitas vezes não conseguimos visualizar como melhorar atividades que estão em andamento, mesmo que a passos lentos e/ ou desorganizados. Mas você já pensou em ter todas as informações em um único lugar e o manutentor ser responsável por todos os dados, dispondo da equipe de PCM para realmente executar o planejamento e controle da manutenção? Sem dúvidas que isto é possível e facilita muito o dia a dia do setor de maneira geral.

Quando deixamos a responsabilidade de apontar atividades executadas diretamente na mão do técnico, abrimos um leque de possibilidades de melhorias no setor como um todo. A equipe de PCM passa a ter autonomia em pensar e planejar efetivamente os equipamentos que precisam ser parados para preventivas, negociando junto ao PCP a melhor data para tal. E envolvendo a equipe de produção nessas decisões, eles passam a ser corresponsáveis por paradas, diminuindo os problemas entre as áreas.

Informações na palma da sua mão

Sabia que ao menos 15% do tempo total de trabalho de um manutentor é utilizado em deslocamento? No momento em que colocamos um tablet/celular/coletor nas mãos dele, reduzimos consideravelmente este tempo, visto que não precisa mais se deslocar de onde está até a sala de PCM para ir ao próximo serviço, pois tudo fica centralizado em suas mãos.

Com isso os técnicos/manutentores levam mais a sério os apontamentos de horas e paradas de máquina, pois são medidos/controlados por apontamentos realizados.

As requisições de material são mais assertivas, pois fica nas mãos de quem vai fazer e este não precisa pedir a mais, para não ter que solicitar novamente.

As informações são disponibilizadas on time para a gestão, eliminando o delay de digitação e a equipe de produção passa a ser atendida de maneira mais rápida.

Melhorias percebidas com o OCTOPUS coleta de dados

“De uma forma geral, tem sido muito positiva a aderência à essa melhoria que veio para aumentarmos a produtividade nas frentes de manutenção. É evidente os ganhos na utilização da ferramenta, que são alavancados pela redução drástica de movimentação dos usuários (tempo esse que deve ser convertido em outras atividades), visto que o lançamento das informações acontece em tempo real no local de execução da manutenção, assim como o próprio lançamento das informações no sistema, que acontece de forma muito mais simplificada que no próprio SAP.”

“[…] Realocação de 12(doze) pessoas que faziam o repasse das informações dos técnicos para o ERP.”

“[…] Redução de 2500 folhas impressas mensalmente para o apontamento das manutenções preventivas.”

Case de migração ERP TOTVS linha DATASUL para ERP SAP utilizando OCTOPUS

Analisando as primeiras semanas de utilização do sistema, segue alguns insights importantes referente a utilização de coletores OCTOPUS no processo de manutenção:

• Notável o crescimento de adesão na utilização da ferramenta após período de disponibilização dos coletores e capacitação dos usuários, que ocorreu entre 08 e 20/03.
• No processo de abastecimento do dia 20/03 observa-se a “virada de chave”. Já estamos realizando 98% dos abastecimentos via coletor:
• Quanto ao processo de apontamento das ordens de manutenção, essa virada de chave tem acontecido de forma mais gradativa e já podemos concluir que a maioria dos apontamentos (57%) tem sido realizados via coletor:
• Analisando a aderência em utilizar o coletor por área x centro, temos o cenário do gráfico abaixo. Algumas áreas estão próximas do 100% de utilização, porém observando outras áreas que estão com aderência mais baixa, temos de fazer certos questionamentos: Os usuários estão tendo acesso ao coletor? Todos os usuários estão capacitados para utilizar a ferramenta? Estão com alguma dificuldade que reflita em alteração de escopo? Os key users precisam conduzir essas análises em suas áreas de atuação.

Conclusão

Essas foram algumas maneiras de melhorar o controle, com pouco investimento e com alto retorno produtivo, que decidimos lhe mostrar para que fique mais próximo do Octopus Coleta de Dados.

Mesmo a passos lentos, a rotina de manutenção é sempre intensa e não conseguimos visualizar como melhorar atividades em andamento, mas vimos que, com a responsabilidade do manutentor, pode-se ter todas as informações em um único lugar, deixando a equipe PCM para executar o planejamento e controle de manutenção, facilitando de maneira geral o dia a dia do setor.

 

Saiba mais acessando aqui.

É possível ter ganho de tempo na entrega de EPIs aos colaboradores?

SIM… isso é possível!

Como? Vamos te dar algumas dicas aqui!

É possível sim entregar EPIs aos funcionários sem tanta papelada e otimizando o tempo da equipe de Segurança do trabalho, RH e Almoxarifado.

Estas áreas tem algo em comum: são responsáveis por diversas outras atribuições importantes, além de entregar, controlar e monitorar o uso dos EPIs pelos funcionários.

Para otimizar o tempo das pessoas destas áreas preparamos algumas dicas de como colocar isso em prática, levando em conta a legislação vigente e o efeito que eventuais ações trabalhistas podem acarretar sobre a empresa, caso não seguida corretamente.

No dia a dia da empresa, para colocar em prática o processo de entrega e monitoramento ou substituição dos EPIs, existe uma redundância de atividades onde:

1) o setor de Recursos Humanos possui e realiza o cadastro de informações do funcionário;

2) a Segurança do trabalho (área de SESMT) registra as normas e procedimentos de qual EPI deve ser entregue conforme a periculosidade a que o posto de trabalho expõe;

3) por sua vez o setor de Compras ou Almoxarifado que adquire, controla estoques, recebe e faz as baixas estes EPIs;

Ou seja, é muito comum da responsabilidade estar compartilhada, com várias pessoas cuidando de um mesmo assunto na empresa, gerando, muitas vezes, dificuldade de comunicação. Exigindo mais de um controle, planilhas, registros paralelos nas duas ou três áreas e aí chegamos ao vilão que queremos combater: o RETRABALHO.

Quando a empresa recebe algum acionamento jurídico por motivo do não uso (“falta de”) EPIs, as três áreas se transformam em uma caça aos arquivos em papel para identificar onde está a informação. Juntar estes controles das áreas ou confirmar qual informação está mais atualizada. Novamente no nosso vilão RETRABALHO aparece.

Reunindo forças contra o vilão Retrabalho: Ganho de tempo!

ERPs de mercado que possuem controle de RH normalmente já tem funcionalidades para registrar as entregas dos EPIs aos colaboradores em módulos de Segurança e Medicina do Trabalho. Um exemplo disso é o uso do HCM Datasul, com uma ferramenta de Coleta de dados aplicada a Entrega de EPI. As informações de entrega dos EPIs ao funcionário são feitas em um único lugar e de uma única vez.

• Registra a Entrega dos EPIs ao funcionário.
• Movimentação de baixa do estoque do almoxarifado.
• Marca devolução da entrega de EPIs anteriores.

Na prática, em um processo como este citado onde os registros nos sistemas de controle são realizados de uma única vez temos ganho de tempo.

Também vale observar o seguinte:

Com as dicas e a prática do processo acima as empresas combatem o retrabalho com maior controle sistêmico, acesso rápido a informação, menos papel e ganho de tempo.

Para enfatizar a importância da conscientização sobre o uso dos EPIs, substituição nos prazos corretos e o monitoramento sobre o seu uso vou compartilhar uma história com vocês:

Meu pai trabalhou 43 anos em uma grande indústria brasileira de grau de risco IV, com mais de 6.000 funcionários. A carreira profissional dele foi nas áreas de RH e Segurança do Trabalho, e por isso vivenciou diversas situações e complicações de casos com desdobramento desagradável para a empresa ou para o funcionário. Diversas situações de colaboradores que, embora recebessem os EPIs não utilizavam corretamente ou não seguiam a orientação da empresa para sua proteção, resultando em lesões decorrentes de acidentes ou doenças, ocasionando conseqüências para ele, familiares e também para a empresa, além de reclamatória trabalhista.

Alguns problemas decorrentes do não uso, ou uso incorreto dos EPIs podem ter consequência imediata como um acidente, outros são sentidos ao longo do tempo de exposição ao risco, são os casos das doença ocupacionais, citando exemplos: a surdez, doenças pulmonares como a silicose, câncer de pulmão, a pneumoconiose entre outras que são adquiridas devido a permanência de exposição sem proteção. Portanto a experiência do meu pai vem compartilhar conosco que a entrega, o treinamento e o controle dos Equipamentos de Proteção Individual são fundamentais para resguardar a empresa e a saúde dos colaboradores. Bom senso, seguir as normas e procedimentos, monitorar e controlar colaboradores que nem sempre se comportam como deveriam é um desafio para qualquer empresa.

Se sua empresa precisa melhorar estes controles, ganhar tempo, diminuir os retrabalhos conte com ajuda sistêmica para esse processo, conte com a Sensus. Ajudamos nossos clientes automatizando tarefas na entrega de EPIs:

• Painel de acompanhamento de entregas planejadas ou avulsas;
• Entrega Offline;
• Execução da entrega via tablet ou smartphone;
• Disponibiliza informações de entrega de EPI e treinamento para o E-social via ERP HCM Datasul;
• Geração de relatório com assinatura digital.

Entregue os EPIs da sua empresa de forma automatizada eliminando uso papeis e minimizando os erros.

 

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Afinal o que é OEE? Isso salvará minha produção? Aplicação de Coleta de dados: como começar?

Após quase duas décadas trabalhando com desenvolvimento, implantação e consultoria em ERP constantemente encontramos clientes buscando automatizar suas movimentações realizadas no papel e depois repassando para o sistema de gestão. Dentre elas, estão movimentações relacionadas ao estoque, entrega de equipamentos de proteção individual, apontamentos de produção, manutenção, requisição de materiais, conferência de pedidos entre outras.

Mas realmente, uma ferramenta de coleta de dados é necessária para meu processo? O que preciso avaliar?

Na maioria dos casos é necessário, já que são cenários onde existem muitas tarefas realizadas diariamente, grande número de impressões por dia, tempo elevado para digitar no ERP os dados coletados, demora entre o executar e o atualizar o sistema ERP, distâncias entre as áreas dificultando comunicação, perda de informação, alto custo gerado devido aos erros operacionais, visibilidade do planejado versus executado, demora no tempo execução das tarefas, entre outras.

Mas calma, antes de decidir pelo uso deste equipamento de coleta de dados sugerimos avaliar mais alguns pontos importantes:

• Custo

Em primeiro lugar, esses são equipamentos com um custo alto para aquisição. Pesquise modelos que atendam suas necessidades e solicite para seu fornecedor o envio de alguns equipamentos para realizar validações em campo.

• Aluguel

Em segundo lugar, avalie esta opção com seu fornecedor. Desta forma irá pagar mensalmente e não realizar a compra. Importante avaliar como funciona a manutenção, troca em caso de defeito por mal uso, renovação do contrato e opções de compra dos equipamentos.

• Manutenção

Não esqueça dela, esses equipamentos são utilizados em ambientes muitas vezes hostis e acidentes acontecem. Afinal, a opção de aluguel normalmente já está inclusa a manutenção.

• Acessórios

Não esqueça dos cabos de conexão USB, berço para recarga do equipamento e baterias extras. Tamém avalie a duração da bateria e os turnos de trabalho para identificar quantas baterias adicionais serão necessárias.

• Equipamentos extras

Lembre-se de adquirir equipamentos extras para substituir rapidamente aqueles que apresentarem defeito, sem parar o seu processo.

• Fornecedor

Avalie a capacidade e qualidade do atendimento do fornecedor do equipamento, caso necessite de novos equipamentos quanto tempo irá demorar? Quais canais de suporte? Lembre-se que esse fornecedor será parte do seu processo.

• Tecnologia

Alguns anos atrás grande maioria dos coletores utilizava plataforma WinCe ou similar, hoje temos equipamentos com plataforma Android sendo ótima opção já que grande maioria dos operadores estão familiarizados com o uso da plataforma e seus aplicativos.

• Capacidade leitura

Avalie sua necessidade para identificar se o equipamento terá que realizar leituras a longa distância ou pequenas. Equipamentos com leitor de longa distância (10 – 15 metros) são mais caros, evite assim custos desnecessários. Avalie a velocidade de leitura do equipamento se atende a necessidade do seu processo.

• Aplicativo

Por fim, sem um software adequado, a utilização de ferramentas de coleta de dados é inútil.

 

Então quais pontos devo avaliar na coleta de dados?

A questão do aplicativo é pouco falada e avaliada durante o processo de aquisição desses equipamentos. O aplicativo é o ponto de entrada dos dados e responsável por conduzir para integração com o sistema de gestão ou outro qualquer conforme necessidade.  Ao avaliar um aplicativo sugerimos verificar os seguintes pontos:

• Volume de dados:

Em primeiro lugar, avaliar o seu volume de dados e o desempenho do aplicativo. Uma alternativa rápida para análise desse ponto é solicitar exemplos de clientes e movimentações realizadas.

• Trabalho offline

Em segundo lugar, verificar como o aplicativo irá se comportar quando estiver offline com o servidor. Procure sempre os que trabalham com essa funcionalidade. Mesmo que sua empresa tenha acesso a rede em toda a área de uso, podem existir pontos cegos acarretando travamento na aplicação sem a função offline.

• Consultas online

Avaliar se o aplicativo permite realizar consultas diretamente do coletor para outro sistema, por exemplo, consultar o saldo no estoque de um item.

• Usabilidade

Avaliar se a aplicação é simples e fácil de usar, avalie em conjunto com os operadores, afinal, eles que irão utilizar diariamente.

• Compatibilidade

Avaliar quais são os sistemas operacionais dos equipamentos atendidos pela aplicação: Android, WinCE, Win Mobile, outras.

• Suporte

Avaliar os canais de suporte disponíveis e previstos em contrato. Aplicações de coleta de dados normalmente estão em pontos críticos da empresa e os problemas devem ser minimizados e resolvidos rapidamente.

• Gestão

Por fim, avaliar se o aplicativo possui gestão para acompanhar a execução das tarefas, divergências geradas na integração com outros sistemas, serviços utilizados para comunicação dos coletores e outros sistemas, entre outras.

E por fim, mas não menos importante, se mesmo com essas dicas continua com dificuldade neste processo então fale.com@sensustec.com.br, conte com nossa experiência e avalie nosso aplicativo para atender sua necessidade.

AUTOR: Guaraci B. Marchioro, sócio e co-fundador da empresa Sensus Tecnologia, formado em Matemática Industrial com mestrado em Métodos Numéricos e Engenharia ambos pela UFPR, pós graduado em Engenharia de Produção pela Unisociesc. Mais de quinze anos atuando com desenvolvimento, implantação e consultoria em ERP.

Net Promoter Score: Um novo passo para Sensus