Automatize a entrega de EPIs para o eSocialautomatize-a-entrega-de-epis

Automatize a entrega de EPIs para o eSocial

 

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo decreto nº 8373 de dezembro/2014. Assim, desde 2015 é obrigatório seu uso por certos empregadores para aumentar a segurança de profissionais e facilitar a vida do empregador. Com intuito de unificar a entrega de dados relativos ao empregado, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, cadastros e o controle de EPIs.

O que a NR6 fala sobre EPI?

A NR6 diz sobre EPI como todo equipamento individual usado pelo operário, proposto à proteção de riscos visíveis de ameaçar a segurança e saúde no trabalho.

No item 6.3, há obrigação em fornecer gratuitamente aos empregados o EPI devido ao risco e em perfeito estado de conservação e desempenho, em tais condições:

a) sempre que as medidas de ordem geral não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes do trabalho ou de doenças profissionais e do trabalho;

b) enquanto as medidas de proteção coletiva estiverem sendo implantadas;

e c) para atender a situações de emergência.”

Para gerir este fornecimento de EPIs várias regras legais estão envolvidas, o que deixa o processo mais difícil e propenso ao erro. Ainda, a fiscalização para o cumprimento de empresas quanto legislação de EPIs é feita por fiscais do trabalho que vão até a companhia, mas com eSocial, os dados são digitalizados em um só lugar e possíveis falhas são facilmente reveladas por sistema inteligente, dando mais fiscalização na gestão de EPI e mais segurança para o trabalhador.

A ficha de entrega é muito importante na administração da empresa por provar a entrega correta de EPIs, sendo sistema antifraude em falsa acusação na Justiça e razão ao empregado em acidente.

A gestão automatizada e o eSocial

Na gestão de EPI automatizada, o preenchimento do eSocial se torna fácil e seguro e assim, o contratado assinando o documento de entrega, pode consultar no futuro caso precise, conferindo se teve falha no sistema ou deslize de alguém. Mas com mudanças na prática do eSocial, essa ficha precisa ser arquivada diferente por empresas.

Desde julho de 2019, até como Simples Nacional, empresas devem usar o eSocial para submeter e arquivar fichas de entrega e outros dados, tendo mudança relevante com esse sistema, pois as fichas são contidas virtualmente e inclusas no sistema do governo, com acessos quando necessitar, sendo importante ter cópias eletrônicas dos arquivos, evitando aflições se a fiscalização solicitar, tendo acesso frequente aos dados.

Com vários recursos para auxiliar empresas a evitar acidentes de trabalho, é relevante escolher algo que alie software de gestão ao controle e revisão de EPIs. Automatizando isso, facilita mais o processo por integrar dados coletados com apoio de aparelhos móveis e ganha rapidez e praticidade com maior aptidão de gestão, pois tudo está tornando-se digital e muito pouca coisa em papel.

Com automatização apta a NR6, ganha-se no arquivar documentos digitais por não perder dados em papel e evita ações trabalhistas por falta de registros, ganhando em tempo e produção com entrega planejada, maior volume de entregas no dia e conta com biometria. Automatizado, não precisa sair de onde está, almoxarife vê entregas a serem feitas e baixa de estoque e devoluções anteriores registradas gerando data, hora e termo de entrega com assinatura eletrônica do empregado no sistema.

Com menos papel e retrabalho, há controle sistêmico que evita erros e diminui ações trabalhistas sofridas por falta de registros ou perda de papéis com assinatura, pois arquivar os dados de entrega é eletrônico e adequado a NR6.

Lembrando que não há prazo correto para arquivar esses documentos, pois o empregado pode solicitá-lo 20 ou 30 anos após sair da empresa, para comprovar insalubridade no trabalho ou para outras situações que influenciem no cálculo da aposentadoria, o que sempre ofereceu gestão complexa para empresas.

 

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CASE DE SUCESSO: como ajudamos a Oderich na melhoria dos processos?case-de-sucesso

CASE DE SUCESSO: como ajudamos a Oderich na melhoria dos processos?

Sempre buscamos levar o melhor suporte e processos aos clientes, com aceleração e efetividade. Um de nossos clientes é a ODERICH, que com mais de 112 anos no mercado, atingiu lugar cativo e de valor entre grandes empresas do Brasil. Hoje iremos compartilhar a melhoria percebida em seu processo conosco.

Como era antes do projeto?

Maior parte do processo era por papel e até na conferência anotava-se a quantia que seria embarcada. O recebimento era feito por espelho da NF impressa, onde marcava-se quantias recebidas e ao armazenar, os itens eram divididos entre ruas do armazém com quadro nas entradas com registros como lote e validade do que lá estava.

Na separação, recebia-se roteiro de entrega junto a lista impressa de pedidos que seriam separados no embarque e a cada separação, anotava no papel a quantia que estava sendo retirada de cada item.

A Oderich tem critérios de expedição que é necessário informar qual Shelf Life dos produtos o cliente aceitaria e a separação era feita por validades indicadas no quadro no início da rua para saber se lá existia um item aceito. O ressuprimento era feito quando um operador captava um endereço de picking vazio.

Qual produto Sensus foi contratado? Teve obstáculos na implantação?

Outro cliente Sensus indicou um dos nossos talentos como sendo a melhor opção para a principal exigência da Oderich: a implantação do módulo de WMS do ERP Datasul. Estão usando o Octopus Coleta de Dados unido ao WMS para todo movimento de recepção e expedição de materiais e a dificuldade foi adaptar o WMS Datasul para controlar endereços do tipo drive-in (um destino só armazena vários pallets do mesmo item com muitos lotes diferentes). Foi feita uma customização para que a separação pudesse ser dentro do endereço drive-in permitindo que o lote separado fosse o mais perto da saída e não o lote alocado pelo WMS.

Como ficou o processo depois da implantação?

Ações como inventário, consulta de itens, armazenagem e movimentos entre depósito e endereço, ressuprimento e separação com conferição, tudo é via coletor Android com Octopus Coleta de Dados. No recebimento, há validação se o item da NF está certo e se o que saiu da fábrica é o mesmo.

A armazenagem é calculada por ruas pré-definidas para estoque de cada item. Nos drive-ins, o controle deixa que lotes com apenas 3 dias de diferença sejam alocados juntos, tendo otimização e maior capacidade. Assim, em uma etapa lê a etiqueta e o coletor indica a rua que o pallet deve ficar e depois armazena no endereço calculado por WMS.

O ressuprimento é de modo que quando um endereço é esvaziado, calcula-se de onde deve ser retirado o item para reabastecer o destino. Há endereços reservados para picking de produtos com melhor Shel Life para que separações de pedidos com Shelf Life que precisam de quantias fracionadas não precisem ser retirados de endereços em níveis que precisem de empilhadeira.

Cada embarque gerado, cria ondas de separação no WMS que faz uma divisão pelos romaneios que estão sendo embarcados, com divisão de sequência de carregamento e de produtos com diferentes datas de Shelf Life. Cada onda de separação soma as quantias a serem embarcadas no veículo do mesmo item para diminuir movimentos do operador dentro do Centro de Distribuição. 

No coletor de dados, indica-se rota de locomoção e quantia a ser separado de cada item, sendo feita com duplo check de leitura do endereço e da etiqueta do pallet para garantir que está separando o requerido. No fim da montagem do pallet para expedição, imprime-se etiqueta com código 2D com dados do veículo de embarque e com referencial único com dados dos itens contidos, identificando qual veículo o pallet pertence e com a mesma etiqueta, se faz conferência da separação.

Pelo coletor de dados, lê a etiqueta e confere sem erro os itens por código da caixa, sendo finalizada e o pallet liberado ao embarque, também feito por coletor, pois lendo o pallet, é indicado se foi conferido e em qual veículo será embarcado.

Qual foi o ganho da Oderich com essa implantação?

Há menos folhas impressas, pois desde recebimento até carregamento de itens está sendo feito via sistema e não mais em papel. Todo processo têm formas de rastreio para saber por onde os produtos passam desde a chegada e como são controlados por lotes, há confiança na expedição e com vários checks feitos no recebimento, garante que erros operacionais não ocorram.

Além do aprimoramento em consultar localizações no estoque, permitindo ver em quais partes do estoque um mesmo item está e possibilita saber quais lotes estão no mesmo garantindo decisões e vendas promocionais de itens com baixa validade. Além do inventário fácil e rápido, não tendo anotações em papel e a separação de itens é roteirizada, aprimorando movimentos da equipe no armazém. Processos de carregamento e conferência dão mais confiabilidade no envio das mercadorias já que é possível acompanhar via sistema o andamento da separação de cada um dos embarques.

Qual o grande diferencial neste projeto?

A comunicação entre Octopus e ERP é feita com desempenho via integração de sistemas com tecnologias distintas e o projeto teve o empenho de toda Oderich. A logística e TI compraram a ideia e batalharam muito para criarmos algo sistêmico adequado a todo conhecimento de sistemas que já possuem.

A logística trabalhou muito na concepção do processo e mapeamento de tarefas com ideia de fazer a implantação do Octopus com WMS acontecer do melhor modo possível e a TI sempre com participação ativa, aplicando todo conhecimento e apoiando a Sensus para criar uma ferramenta estável e adequada ao processo.

Nos dedicamos muito para entregar a melhor ferramenta, com muitas horas de trabalho em um dos maiores projetos Sensus dos últimos tempos, sempre com compromisso em desenvolver aplicações com qualidade técnica em tecnologia feita diretamente para Android e com fácil entendimento. Buscamos desenvolver melhor personalização do módulo WMS para atender urgências de processos da Oderich, criando adaptações, mas mantendo o núcleo sistêmico de processos do WMS.

 

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Quais as vantagens em utilizar biometria na entrega de EPIs?biometria-na-entrega-de-epis

Um dos principais desafios de fato é controlar e documentar entrega de EPI ao pessoal, sendo comum extraviar fichas de entrega e ter processos trabalhistas ou maior fiscalização.

É certo que há um gasto maior, sobretudo se há indenização por acidente de trabalho e se imaginar apenas a aplicação de multa pelo fiscal, estaria se falando de muito dinheiro, podendo variar e ainda aumentar se outros itens da NR-6 forem desobedecidos ou houver reincidência.

Uma forma de se proteger é adotar a tecnologia da biometria na entrega de EPI, mas como de fato funciona? Existe embasamento legal para uso? Por que cogitá-la na entrega de EPI?

É o que iremos abordar, avaliando o custo de extraviar fichas ou não registrar entrega de EPI. A biometria ajuda a eliminar papel evitando umidade, fogo, mofo, roubo e outros motivos além de gerenciar entrega em lugares diversos, evitando multa por extravio sendo um bom motivo para continuar a leitura e aprender mais sobre tal e como pode ajudar a resolver tais problemas. 

Por que adotar a biometria na entrega de EPIs?

Com amplo uso para resolver problemas de muitas áreas, não é diferente na Saúde e Segurança do Trabalho. Por ser de grande importância, a ficha de entrega de EPI pode gerar altas multas por falsificação ou não registro, carecendo de meio seguro para comprovar que houve assinatura e permitindo futura verificação de identidade.

Adotando biometria na entrega de EPIs, gera clareza no registro, pois pessoas de classes sociais distintas e sem acesso à tecnologia conseguem usá-la. Outro fato é a facilidade para quem controla entrega, podendo entregar vários EPIs com apenas uma captura biométrica, poupando tempo.

Na percepção de que cada ser é único, com comportamentos e aspectos físicos distintos por uso da impressão digital é talvez a mais usada no mundo, por ser rápido e confiável na identificação, além da viabilidade econômica. Esse método captura a digital e extrai pontos típicos, criando sequência de bits para retenção e futura identificação. Essa tecnologia tem grande aceitação e alguns processos de SST já usa essa tecnologia para identificação sem que tenha problemas jurídicos, tudo isso reforça mais a legalidade.

Não há evidência visível tratando do uso específico de sistemas eletrônicos e sim pistas na legislação.

Há previsão junto NR-6 sobre sistemas eletrônicos para registrar a entrega de EPI e tem-se usado o mesmo por dar segurança para todos. Ainda, há Nota Técnica de retorno ao CONCEBRA: “uma vez que o sistema de gestão de entrega de EPI com uso de identificação biométrica vascular permita o controle e registro de dados, com possibilidade de extração de relatórios para eventual fiscalização, não há impedimento na adoção desse sistema informatizado pelas empresas”.

E dentre revisões de NRs de Segurança e Medicina do Trabalho, emitiu-se NR-1 alterada pela portaria Nº915 reforçando viabilidade de usar arquivos digitais, além da portaria publicada em 2019 que diz sobre assinatura e guarda eletrônica de registros ligados à SST, clara evolução para aceitar arquivos digitais.

Assim, como há tempo se usa a biometria na entrega de EPI e com avanços para contemplar documentos digitais, leva-se a crer que sua aceitação legal só crescerá pois há cada vez menos o uso de papel e o SST evolui ao digital.

O uso do leitor biométrico para registrar entrega de EPI ao pessoal dispõe de ganhos com economia em impressão, ordem ao arquivar documentos e rapidez na recuperação, evitando multas por extravio ou avaria de fichas, melhora no fluxo de entrega e no controle e gestão de trocas.

É normal extraviar papéis assinados manualmente e via sistema não ocorre e em reclamatória trabalhista que alega não ter assinado ficha de entrega de EPI ou ter assinado depois, pode-se apurar facilmente se foi de fato assinado ou não e quando ocorreu. Também há fácil validação e checagem da assinatura biométrica, diferente da inspeção de assinatura manuscrita que precisa de perícia grafotécnica.

 A tendência é ter cada vez menos papeis e mais registros assinados de forma eletrônica por certificado digital ou biometria e o próprio eSocial reforça isso, com dados a serem enviados ao governo em arquivos assinados digitalmente, com toda segurança e amparo legal.

Dê um basta em pilhas de papéis ocupando espaço e com risco de se perderem, sendo muitos anos de retenção!

Já pensou no risco que está correndo extraviar papéis? Implante o uso da biometria na entrega de EPIs da sua empresa, podendo entregar muitos EPIs no mesmo momento, agilizando o processo. Realize uma gestão de verdade, evitando multas por extravios de documentos.

Saiba mais acessando aqui.

Por que devo automatizar a gestão de EPIs?

Quando há risco no ambiente, a Segurança do Trabalho aplica medidas para que esse risco seja contido ou extinto. Inicia-se adotando proteção geral com itens de proteção coletivo aptos para cada local e se ainda existir riscos para equipe, coloca-se EPIs próprios.

Você já deve saber da importância desses itens, mas e dos sistemas de entrega para tal? Segurança é caso sério e há legislação exclusiva para EPIs. Disponibilizá-los e ter controle dos mesmos é essencial para garantir saúde e bem estar de funcionários.

Pela NR6, EPI é todo aparelho de uso individual do empregado para protegê-lo de riscos expostos em ameaçar saúde e segurança, devendo ter Certificado de Aprovação para serem vendidos ou usados. É dever do empregador fornecer EPIs e ter meios que otimizem a gestão de itens de proteção em prol da segurança de empregados, devendo ter cooperação do grupo para segurança de todos.

Já vimos casos de processos trabalhistas que poderiam ter sido evitados se o controle de EPI fosse mais eficaz.

Quais os benefícios de automatizar a gestão de EPI?

O controle feito em papel e planilhas pode ser eficiente, mas deixou de ser boa opção por não ter a mesma segurança e agilidade da automatização que conta com suporte para problemas. Além do empregado ser identificado por biometria e não precisar sair do posto de trabalho, ao automatizar a gestão de EPIs, você conta com muitos benefícios, como: 

Assim, recebe dados de entregas traçadas, gerando entregas avulsas além de arquivar e consultar Termo de Entrega em PDF quando precisar, o que facilita consultas futuras, tendo gerência completa da integração com ERP e ajuda lembrar de entregas a serem feitas por validade do EPI.

Eliminando processos manuais, elimina também descuido e falhas, permitindo integração de trabalho entre setores, com gestão facilitada e eficiente reduzindo custos, com padronização e flexibilidade em entregas, segurança e rastreabilidade de dados conforme NR6.

Ao automatizar, dispõe-se de certas vantagens que só esse sistema garante pois com gestão eficaz, ganha em tempo e dinheiro, já que pode controlar melhor a entrega de EPI e os dados ficam indicados digitalmente. Assim, evita-se perdas e fica mais seguro judicialmente, por menos falhas e fácil comprovação de estar dentro das normas.

A empresa ativa na integridade do pessoal, registra entregas e garante uso com controle efetivo, sem temer o que pode afetá-la e garante que está cumprindo seu papel diante leis, comprovando a proteção de empregados.

Use a tecnologia ao seu favor!

Com a tecnologia auxiliando, poder integrar o módulo de gestão de EPIs ao ERP é um ponto positivo por facilitar o negócio com dados na palma da mão, tendo mais autonomia e firmeza, atestando integridade física e controle no uso de EPIs. Quanto mais hábil a gestão, menos acidentes ocorrem e reduz custos quanto uso indevido de EPI, permitindo ter dados reais de entregas e tendo mais autonomia e agilidade em ações mais sérias para casos quanto saúde e segurança do trabalho.

Com legislação exclusiva para cada equipamento e podendo usar biometria no controle de EPIs, é eficaz para garantir saúde e bem-estar de todos, atestando integridade física/mental não importando item usado e qual seguimento. Impossível errar no processo, entregando EPI certo para pessoa e momento certo sendo dever da empresa ceder o básico, tendo meios que otimizem a gestão e todos ajudando na segurança e agindo em prol do menor risco a acidentes.

Com sistema automatizado, o registro de gestão é online e retira relatórios tanto do estoque quanto da ficha do empregado, permitindo analisar a eficiência do EPI como qual está perto de vencer e qual precisa repor unindo a ações da gestão, tornando viável e reduzindo custos, melhorando resultados. Há também segurança do empregado X equipamento, ficando tranquilo que fez sua parte sem erros além de preencher facilmente o eSocial, estando sempre conforme legislação.

Além de garantir manutenção periódica dos itens e com bom controle do estoque, garante segurança de todos e conservação dos aparelhos, para usá-los mais tempo. Sobre descartáveis, é preciso orientar dos cuidados básicos, desde limpeza até descarte.

 

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