Transformação Digital na Manutenção de Frotas: Aumento de Eficiência e Redução de Custos com a Integração SAP

Este documento descreve um caso de uso no qual um cliente utilizava o sistema fornecido pela nossa empresa para o apontamento da manutenção de frotas, utilizando o software Totvs Linha Datasul. No entanto, após migrar para o sistema SAP, o cliente expandiu o uso do nosso sistema para abranger todo o processo de manutenção, resultando em benefícios significativos e melhorias operacionais.

Objetivo

O objetivo deste case de uso é apresentar a transição bem-sucedida do cliente do Totvs Linha Datasul para o SAP, destacando como a utilização do nosso sistema foi ampliada para incluir o gerenciamento completo do processo de manutenção de frotas.

Descrição do Cliente

O cliente em questão é uma empresa de transporte e logística de médio porte, com uma frota considerável de veículos. Anteriormente, eles usavam o Totvs Linha Datasul para rastrear e registrar as atividades de manutenção de suas frotas.

Desafios do Cliente

Antes da migração para o SAP, o cliente enfrentava alguns desafios em relação ao gerenciamento de manutenção de frotas, incluindo:

  1. Limitações de funcionalidade: O Totvs Linha Datasul possuía recursos limitados para gerenciamento abrangente de manutenção, o que dificultava o controle eficiente das atividades de manutenção.
  2. Falta de integração: O sistema utilizado anteriormente não estava integrado a outros processos da empresa, resultando em lacunas de informações e dificuldades na comunicação entre departamentos.
  3. Ineficiências operacionais: A falta de uma solução abrangente para a manutenção de frotas resultava em atrasos na programação de serviços, problemas de rastreamento e dificuldades na análise de dados de desempenho.

Solução Proposta

Com a migração para o SAP, o cliente decidiu expandir o uso do nosso sistema para abranger todo o processo de manutenção de frotas. A solução proposta incluiu:

  1. Implantação do SAP: O cliente implementou o SAP como seu novo sistema ERP, permitindo uma integração mais abrangente entre os departamentos e processos.
  2. Customização do sistema: Adaptamos o nosso sistema para atender às necessidades específicas do cliente, incluindo recursos adicionais para gerenciamento de manutenção de frotas, programação de serviços, rastreamento de peças e registro de atividades.
  3. Treinamento e suporte: Fornecemos treinamento abrangente para os usuários do sistema, garantindo que eles entendessem como usar as novas funcionalidades e maximizar o valor do sistema no gerenciamento de manutenção.

Benefícios e Resultados

A expansão do uso do nosso sistema para o processo de manutenção de frotas trouxe diversos benefícios e resultados positivos para o cliente, incluindo:

  1. Melhoria da eficiência: Com o uso do nosso sistema, o cliente conseguiu otimizar os processos de manutenção, reduzindo o tempo de inatividade dos veículos e aumentando a disponibilidade da frota.
  2. Aumento da produtividade: A automação de tarefas manuais e a integração dos fluxos de trabalho resultaram em maior produtividade da equipe de manutenção.
  3. Maior visibilidade e controle: O sistema ofereceu ao cliente uma visão abrangente das atividades de manutenção, permitindo uma melhor tomada de decisão baseada em dados precisos e atualizados.
  4. Redução de custos: A melhoria na programação de serviços e a gestão eficiente de estoques de peças contribuíram para a redução de custos operacionais.
  5. Melhoria da qualidade de serviço: Com o novo sistema, o cliente conseguiu melhorar a qualidade geral dos serviços de manutenção, resultando em maior satisfação do cliente.

Conclusão

A expansão do uso do nosso sistema para o processo de manutenção de frotas, após a migração do Totvs Linha Datasul para o SAP, trouxe melhorias significativas para o cliente em termos de eficiência operacional, produtividade, controle, redução de custos e qualidade de serviço. A transição bem-sucedida e os resultados positivos destacam a importância da parceria entre nossa empresa e o cliente no fornecimento de soluções tecnológicas que impulsionam o sucesso dos negócios.

 

Aviso de Marcas Registradas: Totvs, Datasul e SAP são marcas registradas de seus respectivos proprietários. Este documento não tem a intenção de infringir nenhuma marca registrada, e todos os direitos associados a essas marcas pertencem aos seus respectivos proprietários. A menção a essas marcas é apenas para fins descritivos e de referência.

Excelência em Consultoria: Como a Sensus Transformou os Processos de uma Empresa do Setor Alimentício Animal

A Sensus recentemente conduziu um trabalho de consultoria exemplar para uma empresa do setor alimentício animal, proporcionando melhorias significativas nos processos e resultados da empresa. Este artigo detalha as ações implementadas, os resultados obtidos e as estratégias para manter a excelência operacional.

Transformando Processos de Chão de Fábrica com Tecnologia Inteligente

Na era da indústria 4.0, a otimização dos processos de chão de fábrica é essencial para a competitividade das empresas. Como uma organização dedicada a soluções inovadoras, estamos comprometidos em revolucionar a forma como as fábricas operam. Nossa abordagem combina a expertise humana com a inteligência tecnológica para impulsionar a eficiência, a qualidade e a segurança.

Nossa equipe de especialistas realiza análises detalhadas dos processos de produção. Utilizamos ferramentas avançadas para mapear fluxos, identificar gargalos e propor melhorias. Desde a linha de montagem até a logística, nossa abordagem holística garante que cada etapa seja otimizada.

Na Sensus, a tecnologia não é apenas uma ferramenta; é nossa aliada estratégica. Implementamos sistemas de automação e IoT (Internet das Coisas) para coletar dados em tempo real. Essa visibilidade nos permite tomar decisões informadas e ágeis, reduzindo desperdícios e aumentando a produtividade.

Benefícios para os Clientes da Sensus

Na interseção entre expertise humana e tecnologia avançada, estamos moldando o futuro da indústria. Se você busca uma parceria para transformar seus processos de chão de fábrica, conte conosco. Juntos, vamos construir um ambiente mais inteligente, eficiente e seguro.

Ações de Melhoria

A consultoria da Sensus focou em ações de curto, médio e longo prazo:

Curto Prazo (3-4 meses)

Médio Prazo (5-6 meses)

Longo Prazo (8-12 meses)

Otimização de Processos no Chão de Fábrica: Impulsionando Eficiência e Qualidade

Dentre os inúmeros desafios que as empresas enfrentam, a análise de processos no chão de fábrica é um dos mais desafiadores. Estamos comprometidos em aprimorar a eficiência, reduzir desperdícios e elevar a qualidade dos produtos de cada cliente que confia em nós.

Para alcançar esses objetivos, contamos com uma metodologia que envolve alguns pontos essenciais:

Resultados Alcançados

As melhorias implementadas pela Sensus resultaram em benefícios tangíveis para a empresa do setor alimentício animal:

Comprometimento e Disciplina

O sucesso contínuo dessas melhorias depende do comprometimento e disciplina da equipe. A Sensus enfatiza a importância de:

Para um futuro de sucesso, a Sensus se mantém focada na excelência e na inovação contínua em seus serviços de consultoria.

Bloco K e a relação da automação de processos com as soluções Sensus

Assunto de grande relevância e bastante disseminado em nossos artigos, o controle de estoque com alta acuracidade é vital para entrega das informações do Bloco K da EFD ICMS/IPI, com o mesmo nível de importância das informações referentes à industrialização.

Mas como garantir dados precisos de estoque e industrialização a serem entregues ao fisco? Com a transformação digital, no uso inteligente de tecnologia pela automação de processos.

A tecnologia associada aos processos permite à empresa a tomada das melhores decisões estratégicas, táticas e operacionais, e, quando focamos na industrialização, é importante a visão do todo, dando a ênfase necessária na busca de soluções integradas a cada etapa do fluxo que a compõe, desde a aquisição dos materiais, passando pela industrialização e chegando até a obrigação fiscal.

O OCTOPUS é a solução desenvolvida pela SENSUS que reúne os módulos Coleta de Dados, Manufatura (MES) e Checklist, fundamentais para a automação de atividades diárias no chão de fábrica e no backoffice.

A aplicabilidade dos módulos se complementa num ciclo funcional, atuando de forma avançada na captura de informações, com registro de conferências facilitadas e com excelência na integração Máquinas X Processos x ERP, gerando melhores controles na cadeia produtiva, e obtendo saldos corretos pelo consumo dos materiais, a movimentação do estoque e os reportes de produção.

Com o Octopus Manufatura (MES – Manufacturing Execution System), além da empresa gerenciar a produtividade, a qualidade e a eficiência das máquinas, assim como as customizações nos terminais de apontamento e as integrações com outros sistemas, também conta com a efetividade no processo produtivo através do controle de quantidades reportadas e produzidas, refugos e perdas registrados nas Ordens de Produção, e automatiza a integração entre a produção e a atualização das contabilizações, controle de estoque e industrialização, essenciais para o Bloco K.

O módulo Octopus Coleta de Dados informatiza a operação com o uso de um coletor, tablet ou smartphone, controlando a movimentação do estoque na recepção, conferência, armazenamento, inventário, separação, embalagem e expedição dos produtos de forma integrada ao ERP, inclusive sendo possível trabalhar off-line, garantindo melhor performance e menor custo operacional.

E, para garantir o planejamento e eficácia da operação, o módulo Octopus Checklist apoia as equipes e linha de produção na vistoria e validação de equipamentos, maquinário e veículos, conservação e limpeza de embalagens ou produtos recebidos, registros de inspeção da qualidade, entre outras funcionalidades.

Este conjunto de soluções torna o OCTOPUS uma importante ferramenta para a empresa adquirir otimização operacional e financeira, composta pela evolução tecnológica com a utilização do conceito IoT (Internet of Thinks), conectando máquinas aos dispositivos e sistemas, pela usabilidade das soluções e pela integridade de dados, que garantem, além do compliance fiscal, toda a administração das informações pelo ERP.

 

Rodrigo Latari Neves, formado em Administração com Ênfase em Análise de Sistemas pela FASP – Faculdades Associadas de São Paulo. Atuo há mais de 20 anos em consultoria e desenvolvimento de softwares, focados nas áreas de Obrigações Fiscais, Contábil, Faturamento e, mais recentemente, RPA (Robotic Process Automation).Tenho me dedicado a entregar com excelência a análise dos requisitos, documentações de especificações funcionais, quality funcional, planejamento de roadmaps e releases, apoio ao times comerciais em pré e pós-venda, gerenciamento de projetos e gestão de pessoas.

Conciliação de informações SPED Fiscal versus o Controle de Estoque

Quando o assunto é Bloco K, o foco na acuracidade do controle de estoque dos itens escriturados na EFD ICMS/IPI é a chave para definir que tipo de relacionamento a empresa vai manter com o fisco. A aderência à escrituração completa do Bloco K pelos estabelecimentos industriais ou equiparados e atacadistas, tem sido gradativa, porém, e não à toa, a RFB tem priorizado a entrega dos registros K200 e K280, ou seja, Estoque Escriturado e Correção de Apontamento de Estoque Escriturado, respectivamente.

Aprofundando a análise sobre os dados transmitidos, é um grande risco ignorar o fato de que as informações dos saldos dos itens serão comparadas pelo fisco e, para isso, medidas preventivas podem auxiliar a empresa na organização e gestão do processo produtivo e controle fiscal.

O alinhamento entre os setores de Manufatura, Estoque, Faturamento, Recebimento e Obrigações Fiscais da empresa é o primeiro passo, constatado pelo novo cenário fiscal trazido pelo Bloco K. Atenção à escrituração na EFD com os itens que demandam fator de conversão de unidade de medida, e atenção redobrada nas movimentações de itens entre filiais e depósitos/armazéns da empresa, assim como materiais em poder de terceiros e vice-versa, também fazem parte do controle essencial em que os setores devem atuar.

Mas o que mais pode ser feito para prevenir divergências de saldos dos itens?

Considerando que o saldo do item é composto por suas movimentações no Estoque (registro K200 e Bloco H), registrados FISCALMENTE nas Notas de Entrada e Saída de Mercadorias (Bloco C) e FISICAMENTE pela produção e requisição dos materiais (Bloco K), podemos afirmar que toda a comprovação destas movimentações está escriturada no arquivo da EFD. Será?

Como saber se está realmente comprovado e o saldo das movimentações está coerente com o informado no K200 – Estoque Escriturado e, posteriormente no Bloco H – Inventário Físico? A solução é o desenvolvimento de rotina sistêmica de conciliação das informações.

A Totvs linha Datasul, por exemplo, disponibilizou aos seus clientes o Relatório de Conciliação Saldo Bloco K vs SPED Fiscal, que é gerado em tempo de execução do arquivo EFD ICMS/IPI. A rotina foi desenvolvida desta forma porque, após a integração dos dados dos módulos de origem das informações (Manufatura, Estoque, Obrigações Fiscais) para o módulo de Layout Fiscal (gerador dos diversos arquivos magnéticos, entre eles a EFD ICMS/IPI), os usuários contam com tabelas de apoio para definições de regras e digitação de informações essenciais que vão compor o arquivo a ser transmitido, inclusive digitações que atendem ao Bloco K. Ou seja, o relatório é extraído a partir da fotografia real do que será impresso no arquivo.

A dinâmica do relatório funciona assim:

à Coleta das informações de movimentos fiscais de Entrada e Saída que vão compor o Bloco C, representados pelos registros C100, C170, C370, C800, C860, C510 e, também, D510 para evidenciar inconsistência de negócio.

à Coleta dos dados de movimentos de industrialização representados nos registros K, que comprovam a ENTRADA no Estoque dos itens Produzidos, Transferidos, Reprocessados ou Desmontados, e a SAÍDA no Estoque dos itens Consumidos na produção, Transferidos, Reprocessados ou Desmontados, além dos registros K220 (Outras Movimentações Internas de Mercadoria) e K280 (Correção de Apontamento), em suas movimentações de E/S de estoque.

à As informações coletadas geram o SALDO de cada Item e são conciliadas com a informação escriturada para o mesmo item no registro K200, evidenciando quando ocorre a divergência de valores.

à Todas as informações são gravadas em tabelas específicas e ficam à disposição dos usuários para consulta em tela ou extração para planilhas, com visões sintéticas e detalhadas.

Então, vem o mais importante: a dinâmica do processo de correção!

A empresa tem a informação as divergências em mãos, mas, muitas vezes não tem braço, tempo, conhecimento e, até mesmo, sinergia entre os setores para aplicar as correções necessárias e sanar as diferenças apresentadas.

Os clientes da SENSUS TECNOLOGIA podem contar com os serviços da consultoria especializada para apoiar nesta jornada, desde as primeiras verificações de saneamento de cadastros e divergências apontadas pelo programa LF0227 – Relatório Auxiliar EFD ICMS/IPI – Bloco K, revisão e adequação nos PROCESSOS de manufatura, estoque e operações fiscais, análise e interpretação das diferenças de saldos geradas no relatório de conciliações e, até mesmo, na criação de rotinas específicas para outras conciliações, garantindo informações íntegras transmitidas ao fisco.

 

Rodrigo Latari Neves, formado em Administração com Ênfase em Análise de Sistemas pela FASP – Faculdades Associadas de São Paulo. Atuo há mais de 20 anos em consultoria e desenvolvimento de softwares, focados nas áreas de Obrigações Fiscais, Contábil, Faturamento e, mais recentemente, RPA (Robotic Process Automation).Tenho me dedicado a entregar com excelência a análise dos requisitos, documentações de especificações funcionais, quality funcional, planejamento de roadmaps e releases, apoio ao times comerciais em pré e pós-venda, gerenciamento de projetos e gestão de pessoas.

Bloco K: Saneamento de dados (Produto Acabado, Insumos Requisitados e Cadastro de Itens)

2024 chegou e um novo grupo de estabelecimentos industriais ou equiparados e atacadistas, adere à entrega dos dados do Bloco K do SPED EFD ICMS/IPI, atendendo ao escalonamento disposto pela CONFAZ e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil de acordo com seu CNAE.

Para este grupo, para o grupo de CNAEs que entrará em 2025 e, principalmente, aos estabelecimentos que já estão entregando mensalmente a obrigação fiscal, é extremamente importante o cuidado no saneamento prévio dos dados informados no Bloco K, o bloco de informações da EFD referente aos Registros de Controle da Produção e do Estoque.

Sempre que o assunto é obrigação fiscal, especialmente quando tratamos de EFD – Escrituração Fiscal Digital, temos sempre que nos atentar à expectativa do governo com relação aos prazos e precisão das informações entregues, e, estar cientes de que com essa realidade, os Auditores Fiscais possuem ferramentas que facilitam a conciliação dos números e dados fornecidos.

Hoje, vamos falar sobre a primeira ação que a empresa deve tomar para ter sucesso na entrega das informações do Bloco K: o saneamento de dados.

De forma bem sucinta, no Bloco K serão demonstrados os materiais produzidos pela empresa, os insumos consumidos para sua produção e a escrituração do estoque de cada item neste processo. Desta forma, um insumo, por exemplo, que tenha sido consumido para aquela determinada produção, e que não esteja com sua quantidade corretamente escriturada no estoque, gera uma diferença de estoque. Assim, o que não for comprovado na movimentação física (Bloco K), deve ser comprovado fiscalmente (Bloco C).

Por isso, o saneamento dos dados é primordial. O foco está nas informações essenciais, que são diretamente cruzadas no momento da entrega da obrigação fiscal, quando o arquivo do SPED é submetido à validação:

O registro 0200 pertence ao Bloco 0 (Abertura, Identificação e Referências [CADASTROS]) da EFD e se relaciona diretamente com os registros do Bloco K e é nele que informamos, dentre outros dados, o Tipo do Item, que é onde a empresa classifica o uso de material ou insumo.

Conforme a classificação informada, ocorrerá o cruzamento das informações e, caso seja incoerente para o sistema validador, poderá ser retornado como erro e o arquivo inteiro da EFD ICMS/IPI impedido de ser enviado.

 

Tipo de Item utilizado no Bloco K e seu uso esperado pela RF

 

00 – Mercadoria para Revenda: Mercadoria não resultante de industrialização

01 – Matéria-Prima :Proveniente de compra (NF de entrada) ou resultante de industrialização (NF de transferência)

02 – Embalagem: Não resultante de industrialização

03 – Produto em Processo: Resultante do processo produtivo, pronto para ser consumido em outra fase de produção

04 – Produto Acabado: Produto resultante do processo produtivo que está pronto para ser vendido

05 – Subproduto: Material oriundo do processo produtivo

06 – Produto Intermediário: Consumido na industrialização, mas não compõe o resultante – informado no registro K200

10 – Outros insumos: Adquirido, que compõe o produto resultante e é diferente de matéria prima e embalagem

 

Não utilizado na industrialização (Bloco K)

07 – Material de Uso e Consumo

08 – Ativo Imobilizado

09 – Serviços

99 – Outras

 

Assim, caso um produto A seja feito de um insumo B que esteja classificado como 00, 06 ou 07, por exemplo, será retornado um erro pelo validador.

Existem diversas situações, também, que geram dúvidas e a página do http://sped.rfb.gov.br/ mantém atualizada as perguntas frequentes sobre o tema, como por exemplo:

  1. a) Um mesmo material possui duas classificações. Como definir um tipo? Resposta RFB: classificar pelo uso mais comum/de maior relevância
  2. b) A empresa produz Embalagem. Como classificar? Resposta RFB: como 04 pois é o produto acabado.

 

É importante verificar se houve consumo de produtos, materiais e insumos que não tenham sido efetivamente requisitados nas Ordens de Produção, pois nesta situação, acabará sendo demonstrado o saldo em quantidade referente a este item no registro K200 divergente da escrituração nos demais registros do SPED (Bloco C – movimentação fiscal ou Bloco K – movimentação de produção).

Outra situação de alerta ocorre quando o item é requisitado normalmente na OP, porém, por algum detalhe de parametrização no ERP, por exemplo, não seja gerado como uma informação no Bloco K.

 

Também é muito importante verificar se houve produtos, materiais ou insumos que não tenham tido a baixa registrada no estoque, por algum motivo sistêmico (exemplo parâmetros) ou falta de ação dos usuários (exemplo emissão de NF de extravio), mas que tenham efetivamente sido consumidos, perdidos, extraviados, roubados ou deteriorados.

Outra situação oposta que encontramos, mas que resulta no mesmo tipo de divergência, ocorre quando o item é baixado, porém não possui a movimentação física da produção (Bloco K) ou fiscal (Bloco C) comprovada.

Nestes casos mencionados para o segundo e terceiro saneamento, deve-se sempre considerar o período para a análise e a empresa deve procurar corrigir previamente as informações na origem, antes da geração e entrega do arquivo do SPED, pois, para casos assim, o validador da Receita Federal não aponta diferenças de conciliação de valores entre registros e o arquivo será transmitido com divergência de saldos.

IMPORTANTE: Ao perceber que entregou informação incorreta, a empresa tem a possibilidade de apresentar a correção da informação pelo registro K275 em período subsequente, sem a necessidade de retificação do arquivo SPED, desde que informados entre o levantamento de 2 inventários (registro H005)!

Na Linha Totvs Datasul, observando a necessidades dos saneamentos essenciais, foram adaptadas rotinas para facilitarem as correções e criados relatórios de apoio para análise prévia por parte da empresa, antes da integração dos dados do módulo de manufatura para o módulo de obrigações fiscais, onde será gerado o SPED.

No caso do cadastro do item e sua classificação do Tipo de Item, as correções devem ser efetuadas nos programas CD0157 (Cadastro Item x Estabelecimento Bloco K) ou CE0106 (Manutenção Itens Estoque). Como facilitador, foi desenvolvido o programa OF1495 (Atualização Tipo do Item) que permite efetuar o download das informações dos itens em planilha, efetivar as correções de TIPO DE ITEM de forma massiva e efetuar o upload dos dados.

Para auxiliar na análise do que deve ser corrigido para o Tipo de Item e diversas outras informações de movimentações e parametrizações, foi desenvolvido o programa LF0227 – Relatório Auxiliar EFD ICMS/IPI – Bloco K.

Veja as opções de relatórios do programa LF0227:

REL-1:   Produtos ACA identificados nas Ordens de Produção com Tipo de Item diferente de 03 – Produto em Processo e 04 – Produto Acabado

Relatório contendo lista de Produtos Acabados encontrados nas Ordens de Produção do período da seleção. São apresentados os itens que estão com Tipo do Item parametrizados diferente de 03 – Produto em Processo ou 04 – Produto Acabado.

REL-2:   Insumos/Componentes com Saldo Negativo no período

Relatório contendo lista de Insumos/Componentes consumidos nas Ordens de Produção do período da seleção, que apresenta saldo negativo entre a movimentação de requisições X retornos/devoluções.

REL-3:   Insumos/Componentes consumidos fora da Estrutura [não é mais necessário após a descontinuidade do registro 0210 – Consumo Específico Padronizado]

Relatório contendo lista de Insumos/Componentes consumidos nas Ordens de Produção do período da seleção, que não estejam cadastrados na Engenharia do Produto.

REL-4:   Ordem de Produção SEM requisição em qualquer período e COM produto ACA no período selecionado

Relatório contendo lista de Ordens de Produção do período da seleção, que apresentem produto acabado sem requisição de insumos no período de geração e anteriores.

REL-5:   Ordem de produção terminada COM requisição no período selecionado e SEM produto ACA

Relatório contendo lista de Ordem de Produção no período da seleção, que apresente requisição de insumos, mas não possua produto acabado.

REL-6:   Insumos/Componentes consumidos sem definição do tipo do item

Quando assinalado, indica a geração do relatório com os componentes que foram requisitados em ordens de produção durante o período, mas que não tem o tipo corretamente definido como 00, 01, 02, 03, 04, 05 ou 10 (CD0157 / CE0106).

REL-7:   Item Movimentado na ordem que não gera Bloco K

Quando assinalado, imprime os componentes que foram movimentados em ordens de produção durante o período, mas que não estão com a finalidade definida como “Industrial” no programa Manutenção Itens X Estab Faturamento (CD0147).

REL-8:   Item Movimentado na ordem com tipo de controle não considerado no estabelecimento

Quando assinalado, indica a geração do relatório com os itens que foram movimentados nas ordens de produção em que o tipo de controle do item não é considerado para o estabelecimento Manutenção de Parâmetros Obrigações Fiscais (OF0301).

REL-9:   Listagem das reclassificações de saldos

Quando assinalado, indica a geração do relatório com as reclassificações de saldo que ocorreram durante o período através do programa CE0222.

REL-10: Insumos/Componentes consumidos na ordem com quantidade igual a zero

Relatório contendo lista de Insumos/Componentes consumidos nas Ordens de Produção do período da seleção, que apresenta saldo com quantidade igual a zero, entre a movimentação de requisições X retornos/devoluções.

Outros trabalhos de revisão/análise e adaptações de processos efetuado por usuários Totvs Datasul:

No Datasul é comum o cliente trabalhar com a requisição total do material efetuando a baixa no estoque e seu consumo efetuado ao longo do processo, porém, para o SPED Fiscal é esperada a informação efetiva de produção e consumo de insumos para esta produção, o que pode gerar problemas futuros de fiscalização para o cliente.  Não há solução sistêmica para esta demonstração no Bloco K, ou seja, se o cliente requisitou 20 insumos e utilizou ao longo de 3 meses, serão demonstrados os 20 consumidos no primeiro mês e nenhum consumido nos demais. O ideal é que o cliente adote práticas diferentes de processo produtivo para não gerar esta divergência!

O SPED não aceita valores negativos e, caso haja devolução de insumo maior que o seu consumo ou até mesmo ajustes a serem efetuados, o SPED entende que são erros de apontamentos e, consequentemente, devem ser corrigidos pelo registro K275 ou até mesmo o arquivo mais antigo ser retificado. Um exemplo disso foi exposto acima onde se requisita o total no primeiro mês e se consome parcial entre os meses (sem constatação do consumo); caso haja um cancelamento da Ordem de Produção, os insumos são devolvidos ao estoque e o relatório apontará o Saldo Negativo pela devolução maior que o consumo do insumo. Alterando o processo produtivo, o cliente deixa de correr o risco do Saldo Negativo do Insumo Consumido para os casos que não sejam resolvidos por ajustes.

E aí? seus dados estão saneados e prontos para uma análise aprofundada de conciliação de saldos? Este já é um assunto para outro artigo da SENSUS TECNOLOGIA!!

 

Referências:

https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2022/AJ025_22

http://sped.rfb.gov.br/estatico/38/22C37BE2CE82F67C1A161538F27551C2D8E7E9/Guia%20Pr%c3%a1tico%20EFD%20-%20Vers%c3%a3o%203.1.6.pdf

http://sped.rfb.gov.br/estatico/C9/894361B2792E488019AF886E5E1AD42398459C/Perguntas%20Frequentes%20-%207.4.pdf

 

Rodrigo Latari Neves, formado em Administração com Ênfase em Análise de Sistemas pela FASP – Faculdades Associadas de São Paulo. Atuo há mais de 20 anos em consultoria e desenvolvimento de softwares, focados nas áreas de Obrigações Fiscais, Contábil, Faturamento e, mais recentemente, RPA (Robotic Process Automation).Tenho me dedicado a entregar com excelência a análise dos requisitos, documentações de especificações funcionais, quality funcional, planejamento de roadmaps e releases, apoio ao times comerciais em pré e pós-venda, gerenciamento de projetos e gestão de pessoas.

 

Qual é o impacto do Bloco K na minha empresa?

Desde outubro de 2013, quando a Receita Federal do Brasil institui a entrega dos dados referente ao Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque por meio da escrituração digital no SPED Fiscal, hoje intitulado EFD ICMS/IPI, o mercado voltou sua atenção a uma obrigação fiscal que, até então, era pouco difundida, pois era atendida somente mediante intimação de um Auditor Fiscal da RFB.

No passado, todo o registro Contábil, Fiscal, Inventário e controle do Estoque e da Produção era efetuado de maneira impressa em Livros de Registros, regulamentados e oficializados junto aos órgãos. No final dos anos 90 e início da década de 2000, iniciou-se a era eletrônica de disponibilização destas informações, com a entrega mensal do Sintegra para os fatos fiscais e instruções normativas que regulamentaram leiautes específicos para a entrega de informações fiscais, contábeis, estoque, inventário, produção e folha de pagamento, mediante intimação do Auditor Fiscal da RFB.

Esse formato demandava um grande esforço tanto da empresa intimada, quanto do Auditor Fiscal designado, pois, apesar de validações iniciais aplicadas a conciliação das informações entregues era efetuada pela leitura e comparação destes livros impressos, relatórios sem padronização e solicitações paralelas dos auditores, como por exemplo, dados específicos em planilhas.

O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, é a evolução na informatização da relação entre o Fisco e o Contribuinte. O programa iniciou pela NF-e, SPED Fiscal, com a demonstração da apuração dos impostos e registro de inventário, e pelo SPED Contábil. Esta é a base que deu origem aos atuais 14 módulos de informações. E no módulo EFD ICM/IPI, está o Bloco K.

Com isso, as empresas vêm se adaptando a este cenário fiscal e investindo em tecnologias para automatizar, informatizar e, principalmente, melhorar seus processos, com o objetivo de manter dados mais precisos e conciliados, antes de disponibilizar à RFB.

Esta ação é essencial, pois, apesar das constantes alterações nos dados entregues no Bloco K que acompanhamos ao logo destes anos, o que nunca mudou é exatamente o núcleo duro: as informações da Produção precisam estar condizentes com o Estoque dos materiais, corretamente informados no Registro de Inventário e que não tiver comprovação de movimentação física na empresa, deve possuir a comprovação Fiscal.

Trazendo para o mundo da EFD, as informações da Produção serão representadas no Bloco K, o registro de Inventário e quantidade de estoque pelo Bloco H e registro K200, as movimentações de Notas Fiscais de Mercadoria no Bloco C, e as informações cadastrais do Item (produtos, mercadorias, insumos) no registro 0200.

 

Qual o impacto disso para a empresa?

 

Fica a cargo do contribuinte garantir que estas informações estejam corretas. Apesar das informações de erros e alertas reportadas pelo Validador EFD ICMS-IPI, após transmitir o arquivo EFD daquele período, o contribuinte não tem acesso aos resultados de conciliações de saldos entre os dados de Estoque e Inventário, bem como o cruzamento da Movimentação Fiscal dos materiais envolvidos. Dessa forma, a empresa fica no risco de entregar informações divergentes, caso não verifique previamente os dados.

Mas, conforme a Receita Federal, DIFERENÇA DE ESTOQUE para mais ou para menos, é OMISSÃO DE RECEITA (não escrituração contábil ou fiscal). Ou seja: SONEGAÇÃO.

A entrega de dados divergentes pode ocorrer por falhas sistêmicas, erros de cadastros e, principalmente, por problemas de processos. Assim, listamos algumas ações que a empresa pode tomar para evitar ou, até mesmo, mitigar as possíveis causas:

Exemplo de erros mais comuns, num cenário de um produto A feito de insumos B + C, sendo o item B classificado como 07 – Material de uso e consumo:

  1. O sistema pode ignorar a informação, gerando o arquivo sem demonstrar o correto consumo

K230|Acabado A

K235|Insumo C

Por consequência, o fisco recebe a informação incorreta do saldo do item, informada pelo registro K200.

  1. O sistema gera corretamente a informação de industrialização

K230|Acabado A

K235|Insumo B

K235|Insumo C

Porém ao submeter o arquivo ao Validador EFD ICMS-IPI, apresentará ERRO pela divergência encontrada versus o cadastro no registro 0200 do Insumo B, impedindo a transmissão. Neste caso é necessária a correção do dado da origem, nova geração do arquivo e validação.

Lembrando: informamos ao fisco o que e quanto produzimos, e, o que e quanto consumimos para esta produção. Sim, existem perdas normais de processo e a ficha técnica será apresentada ao Auditor Fiscal quando a ocorrência da intimação para entendimento, porém, quanto maior a acuracidade das informações, melhor demonstra o controle no processo e minimiza problemas com o fisco.

Adotar medidas sistêmicas de conciliação entre os dados permite que a análise de suas divergências e as ações corretivas garantam a precisão das informações e podem, inclusive, gerar a percepção da necessidade de alterar o processo de industrialização.

Se a empresa compra 50.000 parafusos e 50.000 porcas, vai consumindo durante a industrialização e não registra efetivamente quantos parafusos e porcas foram consumidos para a montagem daqueles determinados 7.000 produtos acabados, é bem provável que a empresa acabe informando de maneira incorreta o consumo na produção (Bloco K), o saldo mensal em estoque (K200) e no inventário (bloco H).

Quando falamos de adaptação de processos, significa, por exemplo analisar e modificar as transações físicas do item que não gerem requisição na Ordem de Produção e só gerem um movimento contábil posterior, ou por 2 litros de ácido que caiu no chão, e não foi gerada uma Nota Fiscal de Perda. Basicamente, devemos avaliar todos os processos que não gerem a rastreabilidade pelos registros da EFD ICMS/IPI.

Outros pontos de atenção que merecem revisão, são os ajustes de estoque, NFs simbólicas, sobras e sucatas, ordens de produção fantasmas, ordens de produção contra conta contábeis, além, é claro, da informação de produtos acabados ao longo dos períodos, feitos de insumos e/ou quantidades diferentes.

No ERP Totvs Datasul, o fluxo de geração do Bloco K foi desenhado prevendo dois momentos de análise preventiva, antes da transmissão definitiva do arquivo.

 

O programa LF0227 – Relatório Auxiliar EFD ICMS/IPI foi criado para que os usuários efetuem a análise de diferentes situações que impedem de gerar corretamente os registros no Bloco K, quando efetuada a integração dos dados Manufatura para o módulo Fiscal, pelo programa LF0228 – Geração Registros Bloco K.

Após efetivar as integrações de dados de Manufatura, Estoque e Notas Fiscais e Apurações de Impostos para o módulo MLF – Layout Fiscal, no momento da geração do arquivo da EFD ICMS/IPI o usuário pode escolher gerar o Relatório de Conciliação Saldo Bloco K vs SPED Fiscal. Este relatório é disponibilizado em tempo de execução da geração do arquivo por conta das informações nas tabelas de dados digitados, necessárias para o processo.

O relatório demonstra a conciliação do saldo do Item apresentado no registro K200, comparada a todo o movimento do mesmo Item nos registros fiscais (Bloco C) e registros de industrialização (Bloco K) que registrem entrada e saída do estoque, permitindo efetuar a análise e tomada de ação corretiva ou processual.

A consultoria especializada da SENSUS TECNOLOGIA tem a expertise para te ajudar em toda esta jornada! Conte com gente.

 

 

Rodrigo Latari Neves, formado em Administração com Ênfase em Análise de Sistemas pela FASP – Faculdades Associadas de São Paulo. Atuo há mais de 20 anos em consultoria e desenvolvimento de softwares, focados nas áreas de Obrigações Fiscais, Contábil, Faturamento e, mais recentemente, RPA (Robotic Process Automation).Tenho me dedicado a entregar com excelência a análise dos requisitos, documentações de especificações funcionais, quality funcional, planejamento de roadmaps e releases, apoio ao times comerciais em pré e pós-venda, gerenciamento de projetos e gestão de pessoas.