Automatize a entrega de EPIs para o eSocial
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo decreto nº 8373 de dezembro/2014. Assim, desde 2015 é obrigatório seu uso por certos empregadores para aumentar a segurança de profissionais e facilitar a vida do empregador. Com intuito de unificar a entrega de dados relativos ao empregado, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, cadastros e o controle de EPIs.
O que a NR6 fala sobre EPI?
A NR6 diz sobre EPI como todo equipamento individual usado pelo operário, proposto à proteção de riscos visíveis de ameaçar a segurança e saúde no trabalho.
No item 6.3, há obrigação em fornecer gratuitamente aos empregados o EPI devido ao risco e em perfeito estado de conservação e desempenho, em tais condições:
“a) sempre que as medidas de ordem geral não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes do trabalho ou de doenças profissionais e do trabalho;
b) enquanto as medidas de proteção coletiva estiverem sendo implantadas;
e c) para atender a situações de emergência.”
Para gerir este fornecimento de EPIs várias regras legais estão envolvidas, o que deixa o processo mais difícil e propenso ao erro. Ainda, a fiscalização para o cumprimento de empresas quanto legislação de EPIs é feita por fiscais do trabalho que vão até a companhia, mas com eSocial, os dados são digitalizados em um só lugar e possíveis falhas são facilmente reveladas por sistema inteligente, dando mais fiscalização na gestão de EPI e mais segurança para o trabalhador.
A ficha de entrega é muito importante na administração da empresa por provar a entrega correta de EPIs, sendo sistema antifraude em falsa acusação na Justiça e razão ao empregado em acidente.
A gestão automatizada e o eSocial
Na gestão de EPI automatizada, o preenchimento do eSocial se torna fácil e seguro e assim, o contratado assinando o documento de entrega, pode consultar no futuro caso precise, conferindo se teve falha no sistema ou deslize de alguém. Mas com mudanças na prática do eSocial, essa ficha precisa ser arquivada diferente por empresas.
Desde julho de 2019, até como Simples Nacional, empresas devem usar o eSocial para submeter e arquivar fichas de entrega e outros dados, tendo mudança relevante com esse sistema, pois as fichas são contidas virtualmente e inclusas no sistema do governo, com acessos quando necessitar, sendo importante ter cópias eletrônicas dos arquivos, evitando aflições se a fiscalização solicitar, tendo acesso frequente aos dados.
Com vários recursos para auxiliar empresas a evitar acidentes de trabalho, é relevante escolher algo que alie software de gestão ao controle e revisão de EPIs. Automatizando isso, facilita mais o processo por integrar dados coletados com apoio de aparelhos móveis e ganha rapidez e praticidade com maior aptidão de gestão, pois tudo está tornando-se digital e muito pouca coisa em papel.
Com automatização apta a NR6, ganha-se no arquivar documentos digitais por não perder dados em papel e evita ações trabalhistas por falta de registros, ganhando em tempo e produção com entrega planejada, maior volume de entregas no dia e conta com biometria. Automatizado, não precisa sair de onde está, almoxarife vê entregas a serem feitas e baixa de estoque e devoluções anteriores registradas gerando data, hora e termo de entrega com assinatura eletrônica do empregado no sistema.
Com menos papel e retrabalho, há controle sistêmico que evita erros e diminui ações trabalhistas sofridas por falta de registros ou perda de papéis com assinatura, pois arquivar os dados de entrega é eletrônico e adequado a NR6.
Lembrando que não há prazo correto para arquivar esses documentos, pois o empregado pode solicitá-lo 20 ou 30 anos após sair da empresa, para comprovar insalubridade no trabalho ou para outras situações que influenciem no cálculo da aposentadoria, o que sempre ofereceu gestão complexa para empresas.
