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Este documento apresenta dois casos de uso de clientes distintos: uma indústria de fabricação de MDF sediada em Curitiba e um Porto localizado em Itapoá. Ambos os clientes utilizavam o sistema Octopus coleta de dados para apontamento das atividades relacionadas à frota. Anteriormente, ambos utilizavam o sistema Totvs Linha Datasul para rastrear e registrar as atividades de manutenção de suas frotas.

No sistema Octopus coleta de dados, várias tarefas eram realizadas, incluindo abastecimento, lubrificação, geração de solicitação de manutenção, criação e apontamento das ordens de manutenção, apontamento das ordens geradas pelo plano de manutenção e consultas detalhadas dos equipamentos.

Cliente 1: Indústria de Fabricação de MDF em Curitiba

Desafios do cliente.

Durante o processo de migração para o SAP 4/HANA, a indústria de fabricação de MDF enfrentou diversos desafios, incluindo:

Redução de funcionalidades no aplicativo: O aplicativo fornecido pelo SAP para apontamento não possuía todas as funcionalidades que o sistema Octopus coleta de dados oferecia, como execução offline, usabilidade, gestão das atividades e integração com sistema de gestão de divergência.

Reduzir impacto operacional: O objetivo do projeto era minimizar os impactos operacionais durante a migração e manter o mesmo sistema, ampliando seu uso como uma excelente alternativa.

Crescimento da empresa x custo: Com planos de expansão para os anos seguintes, a indústria buscava evitar um aumento significativo nos custos com o uso do sistema de apontamento no SAP.

Custo de customização: A customização do sistema SAP para atender a alguns detalhes específicos do processo teria um custo superior ao mesmo desenvolvimento no Octopus coleta de dados. Além disso, o sistema Octopus coleta de dados oferecia maior facilidade para customização.

Solução Proposta.

A solução proposta foi manter o sistema Octopus coleta de dados para a manutenção de frota e ampliar seu uso para a área industrial, unificando as tarefas de apontamento em um único processo. Dessa forma, o cliente obteve os seguintes resultados:

Funcionalidades especializadas: O Octopus coleta de dados ofereceu recursos específicos para o gerenciamento das atividades, permitindo um apontamento mais preciso e eficiente das atividades de manutenção.

Integração completa: O Octopus coleta de dados foi totalmente integrado ao SAP.

Escalabilidade: O sistema Octopus coleta de dados foi capaz de lidar com o crescimento contínuo da indústria, fornecendo suporte adequado sem grande aumento de custos.

Usabilidade: O Octopus coleta de dados foi desenvolvido para facilitar o uso pelos técnicos.

Cliente 2: Porto região norte de Santa Catarina

O Porto privado no norte do estado de Santa Catarina também enfrentou desafios durante a migração do Totvs linha Datasul para o SAP Standard. Antes da migração, eram realizadas tarefas como abastecimento, criação e apontamento das ordens de manutenção, lubrificação, consultas detalhadas dos equipamentos e requisição de matéria-prima, inclusive em períodos fora do horário comercial.

Desafios do cliente

  • Limitação do SAP standard: O SAP standard não possuía um sistema específico para o controle de pneus, um dos maiores custos operacionais do porto, o que era disponível no Totvs linha Datasul.
  • Resistência da equipe: Os técnicos resistiram à mudança do sistema de apontamento oferecido pelo SAP devido à usabilidade.
  • Trabalho offline: O porto não possuía acesso à rede em toda a sua estrutura física, exigindo que o sistema de apontamento funcionasse de forma offline.
  • Manutenção da estrutura física: O módulo de manutenção industrial no Totvs linha Datasul gerenciava toda a manutenção da estrutura física, e esse processo deveria permanecer no SAP.
  • Requisição de material: A utilização de materiais do almoxarifado fora do horário comercial não era atendida por um profissional disponível, os materiais eram entregues e o apontamento ficava pendente no sistema Octopus coleta de dados para finalizar no dia seguinte. Essa necessidade não era atendida pelo SAP.
  • Indicadores do plano de manutenção: O cliente precisava de uma consulta gráfica para apresentar a situação atual dos equipamentos e projetar a próxima manutenção, permitindo o planejamento da parada. Essa funcionalidade não estava disponível no SAP Standard.

Solução Proposta

Para atender aos desafios do cliente, foram implementadas diversas funcionalidades no sistema Octopus coleta de dados:

  • Consultas gráficas para gestão do plano de manutenção: Foram projetadas datas para manutenção, permitindo o planejamento das paradas do equipamento.
  • Módulo para gestão de pneus: Esta funcionalidade permitiu o controle de informações sobre os pneus, como localização, rodízio, consumo, desgaste, manutenções realizadas, entre outras.
  • Controle abrangente da frota: O sistema ofereceu uma visão completa da frota do porto, facilitando o controle e o planejamento das atividades de manutenção.

Benefícios e Resultados

Com a adoção do sistema Octopus coleta de dados, o Porto de Itapoá obteve os seguintes benefícios:

  • Continuidade do mesmo padrão operacional na área de frota que possuía no Totvs linha Datasul.
  • Ausência de insatisfação na equipe com a mudança do sistema.
  • Ampliação do uso para apontamento e gestão da manutenção predial.
  • Controle do estoque mantido, inclusive com a coleta de dados para inventário pelo sistema Octopus coleta de dados.

Conclusão

A expansão do uso do sistema Octopus coleta de dados durante a migração para o SAP foi uma decisão justificada pelos custos envolvidos e pela facilidade de customização adaptada ao operacional do cliente.

Os benefícios obtidos, incluindo maior eficiência, integração completa, tomada de decisões embasadas em dados e redução de custos, destacam a importância de uma solução especializada e personalizada para o gerenciamento de frotas nessas organizações distintas. A parceria entre os clientes e nossa empresa possibilitou a superação dos desafios e a obtenção de resultados positivos para ambas as empresas.

A migração bem-sucedida do sistema de apontamento para o Octopus coleta de dados permitiu que ambas as organizações atendessem suas necessidades específicas e enfrentassem os desafios relacionados ao controle de suas frotas e processos de manutenção. Ao manter o sistema de apontamento na indústria de fabricação de MDF e ampliar seu uso para a gestão da manutenção industrial, a indústria obteve uma solução mais eficiente e adaptada ao seu crescimento planejado.

No caso do Porto em Itapoá, o Octopus coleta de dados ofereceu uma solução customizada e abrangente, que incluía gestão de pneus, controle de estoque e consultas gráficas para o plano de manutenção. Isso permitiu ao porto manter a operacionalidade e a eficiência de suas atividades, mesmo durante a migração para o SAP, superando os desafios específicos que enfrentava.

Em ambos os casos, os benefícios obtidos demonstraram que a escolha de uma solução especializada e customizada é fundamental para o sucesso da migração para um novo sistema, especialmente quando se trata de gerenciamento de frotas e processos de manutenção.

Recomendações

Com base nos resultados obtidos, fica evidente a importância de considerar as necessidades específicas de cada cliente durante a migração para um novo sistema. Algumas recomendações podem ser feitas:

  • Avaliar as funcionalidades do sistema atual: Antes da migração, é essencial avaliar quais funcionalidades são essenciais para o cliente e garantir que o novo sistema atenda a essas necessidades.
  • Customização adequada: Caso o sistema padrão não atenda a todas as necessidades do cliente, considerar a possibilidade de customização para garantir que o sistema se adapte ao fluxo de trabalho e processos específicos da organização.
  • Integração com outros sistemas: Garantir que o novo sistema seja perfeitamente integrado com outros sistemas utilizados na empresa, evitando lacunas de informações e dificuldades de comunicação entre departamentos.
  • Facilidade de uso: Um sistema de apontamento e gestão deve ser amigável e de fácil uso para os técnicos e funcionários envolvidos, garantindo a adesão e minimizando a resistência à mudança.
  • Considerar custo-benefício: Avaliar cuidadosamente o custo-benefício da migração, considerando tanto os custos financeiros quanto os benefícios operacionais que o novo sistema proporcionará.

Com essas recomendações em mente, é possível garantir uma migração bem-sucedida e obter os melhores resultados para as empresas, garantindo a eficiência e eficácia das operações de gerenciamento de frotas e manutenção industrial.

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