Sinais de que sua empresa precisa de gestão sem papel

Imagine realizar a administração da sua empresa sem utilizar papel e obter vários benefícios com isso. Iremos falar sobre essa prática que muda muito a sua empresa e entenda por que investir na gestão sem papel.

Invista na gestão sem papel!

O papel foi por muito tempo a base da comunicação, mas com a tecnologia evoluindo, houve uma certa preocupação do publico e o gerenciamento de dados está indo por outros caminhos.

O principal motivador para diminuir o uso do papel é por sustentabilidade, devido aos recursos do planeta para tal, e por custo X benefício. Com uma administração via sistema, além de diminuir o custo com papéis, não precisará se preocupar com espaço para armazená-los e nem tanto lixo.

Além disso, optar por uma gestão sem papel é uma ótima iniciativa para atrair o publico e indicar que a empresa partilha da preocupação ambiental, tornando-se aos poucos uma obrigação.

Vale lembrar que os clientes estão ficando mais exigentes ao escolher com quem irão fazer negócios.

A qualidade do produto é fundamental, mas muitos clientes se sentem mais íntimos em negociar com empresas que partilham dos mesmos valores. Uma gestão sem papel se torna um diferencial competitivo para toda empresa, tendo em vista que o publico está mais interessado em sustentabilidade e utilizar dos recursos de forma inteligente.

De início, eliminar papéis se torna eficiente pois os sistemas que o substituem permite um trabalho mais rápido e fácil, já que contam com automação, armazenagem e troca de dados mais acelerado e direto. No geral, toda a equipe compartilha de um único sistema com documentos padronizados, podendo acessá-los de onde estiver e a qualquer momento.

E quando for necessário procurar alguma informação, enquanto no papel se torna demorado, podendo sofrer com documentos perdidos ou colocados em local errado, no digital se torna mais prático e rápido, levando apenas alguns cliques.

Outro ponto a considerar é segurança, começando pelos níveis de acesso serem mais rígidos e limitados para quem realmente poderá ter acesso.

E ainda, o papel está mais disposto a acidentes, podendo rasgar, molhar, perdê-lo, sujeiras entre outras situações possíveis. No caso da automatização, conta com armazenamento em nuvem e opções de backup.

Por fim, há economia que só se percebe quando se faz as contas ou há substituição

Mesmo sendo algo barato, não é só o papel que conta pois há grampos, tintas, espaço de armazenamento. Por vezes, esses itens precisam ser ampliados ou contratado empresa terceirizada e vários outros fatores a serem considerados. Juntando essas situações, há um alto valor agregado.

E um benefício decisivo para tal é o aumento de produtividade, tendo em vista que os processos são otimizados e feitos com eficiência, incluindo a transmissão de dados. Isso inclui que qualquer evento pode ser enviado automaticamente para o eSocial sem necessitar perder tempo com soluções burocráticas.

Portanto, é essencial treinar seus colaboradores e conscientizá-los do quão importante é esse processo. É um desafio a ser abraçado por toda a empresa, devendo ter a cultura de diminuir o uso de papéis e priorizar recursos digitais.

Basta unir a conscientização com um sistema amplo para permitir que sua empresa tenha uma gestão sem papéis e com todas as aplicabilidades que necessita. Para isso, procure por um sistema completo conforme sua demanda.

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